Googleドライブの基本操作を覚える方法

TL;DR

Googleアカウントでログインし、ファイルのアップロード、整理、共有、検索、ダウンロードの順に操作すると、Googleドライブの基本を習得できる。共有時は対象者、権限、共有範囲を確認し、PC版アプリやスマホアプリも用途に応じて利用する。

Transcript

[音楽] 今日はリモートワーク研究所いけどもです 本日は日本一わかりやすく google ドライブの使い方をご紹介します オンラインストレージを使いたいけれども よくわからないって 仕事なので google ドライブに 招待されてしまったけれども大変 こんな方多いんじゃないでしょうか ご安心ください りモードへの組織運営歴6年以上の私が google ドライブの使い方初心者で もわかりやすくお伝えしたいと思います この動画を見ることによって google ドライブがバッチリ使えるようになります それによってリモートへのファイル管理が スムーズになり仕事の生産性が上がります のでぜひ最後までご覧頂ければと思います 本日の内容はこのようになると思います まずは google ドライブと何かと い... Read More

Key Insights

• Googleドライブは、ファイルをオンライン上に保存し、パソコンとスマートフォンのどちらからでも同じデータへアクセスできるオンラインストレージである。
• 無料保存容量は、Googleドライブだけで15GBではなく、同じGoogleアカウントのGmailとGoogleフォトを含めた合計15GBである。
• アップロードは、端末内のファイルをGoogleドライブへコピーする操作であり、実行しただけではパソコンやスマートフォンの元ファイルは消えない。
• 複数ファイルのダウンロードは、Googleドライブ側で一つの圧縮ファイルにまとめられ、端末上で展開すると個別のファイルを取り出せる。
• 削除したファイルやフォルダはゴミ箱へ移動し、30日間は復元できるが、完全に削除する操作を選ぶと期間を待たずに消去できる。
• フォルダは複数階層で作成でき、部署別、顧客別、プロジェクト別などに整理すると、必要な範囲だけをまとめて共有しやすくなる。
• 共有設定は、誰に共有するか、閲覧やコメント、編集のどこまで許可するか、ファイルとフォルダのどの範囲を対象にするかで決まる。
• スターとブラウザのブックマークは、頻繁に利用するファイルへ素早く移動する手段であり、保存データが増えた際の探索負担を減らせる。
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Questions & Answers

Q: Googleドライブを使い始める方法は？

Googleドライブを検索して公式サイトへアクセスし、Googleアカウントでログインすれば利用を開始できる。アカウントを持っていない場合は新しく作成する。ログイン後に表示されるドライブはファイルを保存する箱として機能し、画像やPDFの保存に加え、Googleドキュメントやスプレッドシートの新規作成も行える。

Q: Googleドライブの無料容量は何GBですか？

無料で保存できる容量は、Googleアカウント一つにつき合計15GBである。この容量はGoogleドライブだけの専用枠ではなく、GmailやGoogleフォトと共用される。たとえばGmailの添付ファイルなどで容量を多く使用すると、その分だけGoogleドライブで利用できる残量も少なくなる。

Q: Googleドライブへファイルをアップロードする方法は？

画面左側の「新規」から「ファイルのアップロード」を選び、端末内のファイルを指定するとアップロードできる。ブラウザ画面へファイルをドラッグ＆ドロップする方法も利用でき、複数ファイルの一括選択やフォルダ単位のアップロードにも対応する。アップロード後も端末側の元ファイルは残る。

Q: Googleドライブから複数ファイルをダウンロードする方法は？

対象となる複数のファイルをドラッグ操作やキーを押しながらの選択でまとめ、右クリックして「ダウンロード」を選ぶ。複数ファイルはGoogleドライブ上で一つの圧縮ファイルにまとめられてから端末へ保存されるため、ダウンロード後にそのファイルを展開すると、元の各ファイルを利用できる。

Q: Googleドライブで削除したファイルを復元する方法は？

左側のゴミ箱を開き、復元したいファイルまたはフォルダを選択して、右クリックから「復元」を実行する。削除されたデータはゴミ箱に30日間残り、その期間内なら元の場所へ戻せる。すぐに容量を空けたい場合は「完全に削除」を選べるが、その操作では復元できる状態を失う。

Q: Googleドライブでファイルをフォルダに整理する方法は？

「新規」または空白部分の右クリックからフォルダを作り、対象ファイルをドラッグ＆ドロップして移動する。右クリックの移動機能で保存先を指定する方法もある。フォルダの中にはさらにフォルダを作成できるため、部署、顧客、プロジェクト、工程、ファイル形式などの単位で階層的に整理できる。

Q: Googleドライブで特定の人だけに共有する方法は？

共有したいファイルまたはフォルダを右クリックして共有設定を開き、相手のメールアドレスを指定する。さらに、見るだけの閲覧者、コメントを追加できる閲覧者、内容を書き換えられる編集者のいずれかを設定する。フォルダを共有すると、そのフォルダ全体を対象に権限を付与できる。

Q: Googleドライブのリンク共有と特定ユーザー共有の違いは？

特定ユーザー共有はメールアドレスで相手を指定し、その人だけにアクセスを許可する方法である。リンク共有は、リンクを知っている人を対象にアクセスを許可する方法となる。どちらの場合も閲覧や編集などの権限を設定し、公開相手と許可する操作が目的に合っているか確認する必要がある。

Q: Googleドライブでよく使うファイルを素早く開く方法は？

対象ファイルを右クリックしてスターを付け、左側の「スター付き」から絞り込むと素早く見つけられる。オンライン上の各ファイルにはURLがあるため、頻繁に開くGoogleスライドやスプレッドシートなどをブラウザのブックマークへ登録する方法も有効で、ドライブ内を毎回たどる手間を省ける。

Q: スマホでGoogleドライブを利用する方法は？

スマートフォンへGoogleドライブのアプリをインストールし、Googleアカウントで利用する。スマホアプリでは、Googleドライブに保存したファイルの閲覧、端末からのファイルのアップロード、必要なデータの検索といった基本操作を行えるため、パソコンから離れているときでもオンライン上のデータへアクセスできる。

Summary & Key Takeaways

• Googleドライブは、データをオンライン上に保存し、パソコンやスマートフォンから同じファイルへアクセスできるサービスである。Googleアカウントでログインすれば利用を始められ、無料容量はGoogleドライブ、Gmail、Googleフォトを合計して15GBとなる。端末が故障しても別の端末からデータを取り出せるため、バックアップ用途にも役立つ。

• 基本操作では、ファイルやフォルダを選択する方法と、ドラッグ＆ドロップする方法でアップロードできる。ダウンロード、スター付与、削除、ゴミ箱からの復元、新規ファイル作成にも対応する。フォルダは階層化でき、部署、顧客、プロジェクト、工程、ファイル形式などに分けると、多数のデータを整理しやすい。

• 共有では、メールアドレスで特定の人を指定する方法と、リンクを知る人に公開する方法を使い分ける。権限は閲覧者、閲覧者かつコメント可、編集者から選び、ファイル単位またはフォルダ単位で範囲を設定する。データが増えた後は検索やスターを活用し、PC版アプリやスマホアプリからも閲覧、アップロード、検索を行う。