業務効率化ツール10種を使い分ける方法

TL;DR

業務効率化では、生成AIだけに頼らず、日程調整、文字起こし、調査、画像処理、マクロ、サービス連携などを課題別に使い分ける。まず業務と課題を洗い出し、基礎技術、汎用ツール、業務特化ツールの順に選ぶと、適切な改善策を提案しやすい。

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こんにちはリモートワーク研究所池本です 本日の内容はめっちゃ面白いです生成AI だけじゃないビジネスマン必見の業務効率 化ツール10選と題してお届けします様々 な企業の生成依頼導入や研修をされている アローされテクノロジーの佐藤さんリモ系 インタビューでお伺いしたんですけれども 佐藤さんが現場に入られて 業務効率化に向けていろんな会社を ディスカッションしているとこの中の 気づきとしては皆さん今 精製への流れでこれが生成できるんじゃ ないかこういうのがチャットGPUできる んじゃないかという風に 課題を相談いただくらしいんですけれども その中の 過半数は生成AIではないとただ 昔から出ているいろんなITツールで解消 できちゃうこれを知っておくことによって 生産への流れで今AIとかツールを使っ... Read More

Key Insights

• 業務効率化は、生成AIで解決することを前提にせず、業務課題を洗い出して日程調整、文字起こし、マクロ、RPAなどの候補へ仕分けることから始まる。
• 日程調整ツールは、営業担当者などが候補日時を何度もやり取りする作業を減らし、共有された予定表を基に調整を効率化する汎用的な手段である。
• 会議記録の効率化は、Nottaなどで発言を文字起こしし、話者分離、自動記録、保存済み動画の取り込みといった機能を目的に応じて使うことで実現できる。
• 長文要約は、動画内の説明では10万トークンを扱えるClaude 2をPoeから利用し、1時間程度の会議記録を分割せず処理する方法が有効とされた。
• 画像処理は、Clipdropで背景削除や背景拡張、顔に当たる光の変更を行い、Vectorizer.AIでロゴやイラストを拡大しても荒れにくい形式へ変換できる。
• 調査作業は、Perplexity AIで参照情報を確認しながら検索し、Bardで企業一覧の不足URLを補完したり、各社の業種をタグ付けしたりする形に分担できる。
• 定型処理は、Google Apps ScriptやExcelマクロで大量データを扱い、ZapierやMakeでメール、フォルダ、生成AI、Slack、スプレッドシートを横断して自動化できる。
• 業務効率化に必要な知識は、生成AIやマクロなどの基礎技術、日程調整や文字起こしなどの汎用ツール、画像や記事制作などの特化ツールという3層で整理できる。
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  • ChatGPTを仕事で活用する方法は？
  • Zoomでパワポを全画面にせず共有する方法
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Questions & Answers

Q: 業務効率化ツールを選ぶ方法は？

最初に部門や担当者の業務とタスクを洗い出し、時間がかかる点、困っている点、改善したい点を明確にします。その後、課題を生成AI、日程調整、文字起こし、マクロ、RPA、画像処理などへ仕分けます。生成AIありきで考えず、最も簡単に課題を解消できる手段を選ぶことが基本です。

Q: 生成AI以外のツールも検討すべきなのはなぜですか？

業務上の相談には、既存のITツールで解決できるものが多いからです。動画内では、佐藤氏が受ける相談の過半数は生成AI以外が適するとの見解が示されました。予定調整には専用サービス、反復処理にはマクロ、サービス間の連携にはZapierなど、課題に合う仕組みのほうが簡単に導入できる場合があります。

Q: 会議の文字起こしと要約を効率化する方法は？

会議音声はNottaなどで文字起こしし、必要に応じて話者分離やZoomへの追加、保存済み動画の取り込みを利用します。長い記録を任意の形式でまとめたい場合は、動画内で紹介されたPoeからClaude 2へ全文を送り、文字数や要約形式を指定する方法があります。まず記録を作り、次に要約する二段階の処理です。

Q: 営業資料に使う画像を整える方法は？

背景の削除や拡張、人物の顔に当たる光の変更にはClipdropを使い、解像感が不足するロゴやイラストにはVectorizer.AIを使う方法が紹介されています。後者は画像をベクター形式に変換し、拡大時の荒れを抑える用途です。資料の目的に応じて、背景処理と拡大対応を別々のツールへ任せます。

Q: 企業リストの調査や情報補完を効率化する方法は？

情報源を確認しながら調べる場合はPerplexity AIを使い、企業リストの欠けたURLを補ったり、各社の業種を判定してタグを付けたりする場合はBardを使う例が紹介されています。すべてを一つのツールで処理せず、出典を伴う調査と一覧データの補完を目的別に分けることがポイントです。

Q: Google Apps Scriptで定型業務を自動化する方法は？

スプレッドシートへ処理対象を並べ、Google Apps Scriptで同じ操作をまとめて実行します。動画内の例では、共有されたAI関連記事のリンクからタイトルと説明文を取得し、その内容をGPT関数で要約しています。大量のデータに同じ処理を繰り返す業務では、手作業をスクリプトへ置き換えることで効率化できます。

Q: ZapierやMakeで複数サービスを連携する方法は？

最初に処理のきっかけと、その後に実行する操作を順番に定義します。動画内では、Gmailで受信した内容をOpenAIへ送り、処理結果をSlackやスプレッドシートへ渡す流れが例示されました。メール添付をフォルダへ保存するなど、サービスをまたぐ定型作業を一連の自動処理として組み立てられます。

Q: Webサイトの改善にコードインタープリターを使う方法は？

自社サイトやランディングページのHTMLとCSSをまとめ、GoogleのLighthouseで得た評価内容とともにコードインタープリターへ渡します。診断結果だけでは修正方法が分からない場合でも、評価で指摘された問題を踏まえてCSSを修正する用途に使えると説明されています。変更内容は対象サイトに適用する前に確認する必要があります。

Q: AIライターで記事を作成する方法は？

記事の主題を入力し、関連キーワード、タイトル案、構成、本文という順番で生成を進めます。紹介されたユーザーローカルのAIライターは、主題に関連する語を提示し、選択結果を基にタイトルや文章構成を作成します。汎用チャットへ一度に依頼するのではなく、記事制作の工程を段階化できる点が特徴です。

Q: 業務効率化に必要な知識を身につける方法は？

知識を3層に分けて学びます。第1層は生成AI、Google Apps Script、Excelマクロ、Zapierなどの基礎技術です。第2層は日程調整や文字起こしといった多くの仕事で使える汎用ツール、第3層は画像処理、調査、記事制作などの特化ツールです。各ツールを実際の業務で試し、適用できる課題を把握します。

Summary & Key Takeaways

• 業務改善の出発点は、生成AIで何ができるかではなく、どの業務にどんな課題があるかを整理することである。日程候補の往復には日程調整ツール、会議記録にはNottaなどの文字起こし、長い記録の要約にはPoe経由のClaude 2というように、目的に合う手段を選ぶ。生成AI以外の既存ツールで簡単に解決できる課題も多い。

• 資料作成や調査では、Clipdropによる背景処理や光の調整、Vectorizer.AIによる画像のベクター化、Perplexity AIによる情報源付きの調査、Bardによる企業リストのURL補完や業種タグ付けが例示された。記事制作ではAIライターが関連語、タイトル案、構成、本文の順に処理し、オーダーメイドAIは用途別の入口を提供する。

• 反復作業にはGoogle Apps ScriptやExcelマクロ、複数サービスをまたぐ処理にはZapierやMakeが使える。さらにコードインタープリターへHTMLやCSSとLighthouseの評価内容を渡し、サイト改善へ使う例も紹介された。実践では、ITで可能なことを広く知り、汎用ツールを押さえたうえで、自分の業務に合う特化ツールを選ぶことが重要である。