生成AIでWeb運用コストを削減する方法

TL;DR

Web運用コストを削減するには、業務工程を可視化し、文章作成には専用の生成AI、更新作業にはノーコードCMSを割り当てる。ベネッセの事例では、Excel指示書と確認の往復を減らし、制作期間を8週間から3週間へ短縮し、コストを4割削減した。

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リモート学研究所友です今回は生成AIで の業務改善事例として真剣全備で有名な ベネッセさんのウェブサイト運用でコスト 4割削減という事例を紹介しますこれ実は ベネッセさんと私が顧問やってる メンバーズあとは私が新卒で入った bbitという会社3者の案件でして実際 にやられているとでこの案件を担当してい た責任者のメンバーズのシ座さんに今回 インタビューさせていただいてどういう 背景でこのプロジェクトが始まったのかで あったりどういうプロセスで検討したのか 何をしたのかまたこれを振り返って実際 どういう風にやるとこういった案件の改善 プロジェクトがうまくいくのかこういった ことをリモ系インタビューで聞いてきまし た内容としてはこういった流れでま 申し上げたような流れであったりプロセス であった... Read More

Key Insights

• ベネッセのWeb更新は、教材や申込特典が毎月変わり、ダイレクトメールと並行して制作するため、公開まで約8週間かかっていた業務である。
• 制作遅延の主因は、関係者の多さ、Excel指示書を介した作業依頼、確認の往復、担当者ごとのWebライティング技能の差である。
• 改善設計の出発点は、生成AIの導入自体ではなく、業務工程を可視化して最も時間がかかる箇所を特定することである。
• 文章作成の効率化策は、教材情報を入力すると、指定文字数に合う複数の文章案を提示するGPT-4ベースの専用ツールである。
• 専用UIの役割は、利用者に複雑なプロンプト入力を求めず、裏側の設定によってベネッセらしい表現と出力品質を標準化することである。
• 更新作業の改善策は、ノーコードCMSのSTUDIOを使い、ベネッセ担当者が生成文や商品情報をページへ直接反映できるようにすることである。
• 試行時の成果は、制作期間が8週間から3週間へ短縮され、運用コストが4割減り、メンバーズ側の体制が10人から3人になったことである。
• 業務改善の成功条件は、目的を明確にし、生成AI、CMS、RPAなどを工程ごとに選び、誰でも扱えるUIと運用プロセスを整えることである。
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Questions & Answers

Q: 生成AIでWeb運用コストを削減する方法は？

まず業務プロセスを可視化し、時間と人手が集中する工程を特定します。そのうえで、文章作成には専用の生成AI、ページ更新にはノーコードCMSなど、各工程に適した手段を割り当てます。ベネッセの事例では、Excel指示書と確認の往復を減らし、制作期間を8週間から3週間へ短縮して、運用コストを4割削減しました。

Q: ベネッセのWebサイト運用では何が課題だったのですか？

主な課題は、毎月変わる教材や申込特典への対応、多数の関係者による確認、Excel指示書を介した修正依頼、担当者間の文章制作スキルの差です。ダイレクトメールとWebを並行制作していたため完成像にずれも生じ、確認と手戻りを繰り返すことで、1つのコンテンツを公開するまで約8週間かかっていました。

Q: Web運用の業務改善はどこから始めるべきですか？

最初に、現在の業務を工程単位で可視化し、どこに最も時間がかかっているかを特定すべきです。その後、工程そのものを削除または圧縮できるか、個別作業をツールで効率化できるかを検討します。ベネッセの事例でも、生成AIありきで考えず、外部の詳しい人も交えて業務全体を見直したことが改善策の設計につながりました。

Q: 専用の生成AIライティングツールは何をするのですか？

教材の説明データを入力すると、スマートフォンやパソコンで読んだ際に違和感が出にくい文字数で、複数の文章案を生成します。担当者は候補から適切な案を選び、必要なら文章を追加修正できます。これにより、ゼロから表現を考える時間や細部にこだわって修正を繰り返す時間を短縮し、担当者間のスキル差も補えます。

Q: なぜ通常のChatGPTではなく専用UIを作ったのですか？

複雑なプロンプトを利用者自身に作らせず、誰が操作しても一定品質の文章を得やすくするためです。専用画面では担当者が必要項目を入力するだけで、裏側に設定された複雑なプロンプトが、文字数やベネッセらしい表現を調整します。担当者の生成AIスキルへの依存を減らし、異動や引き継ぎがあっても運用しやすくする狙いがあります。

Q: ノーコードCMSでExcel指示書をなくす方法は？

更新対象のページと再利用できる部品をCMSへ事前登録し、担当者が商品情報や生成した文章を直接入力できるようにします。事例ではSTUDIOを採用し、ExcelやPowerPointに近い感覚で更新できる環境を構築しました。これにより、制作会社への指示、反映、確認という往復が不要になり、従来は2、3日かかっていた更新を担当者自身で進められます。

Q: 生成AIを使う際の情報管理はどう設計したのですか？

専用のWeb UIからAPIを利用し、企業向けの専用環境内で文章を生成する設計にしました。未公開情報が外部へ出たり、ベネッセの情報が競合企業に利用されたりする懸念に対応するためです。説明ではMicrosoftなどの企業専用クラウド内に構築し、情報が外へ出ないようにしたとされていますが、具体的な技術構成や監査結果までは示されていません。

Q: 生成AIを使った業務改善を成功させる条件は何ですか？

条件は、導入後に達成したい目的を明確にすること、生成AIだけに手段を限定しないこと、誰でも使えるUIと運用を整えることです。コスト削減と社員のスキル向上では適切な設計が異なります。また、文章生成は生成AI、直接更新はCMS、定型処理はRPAのように、業務を細かく分けて各工程に適した技術を当てはめる必要があります。

Summary & Key Takeaways

• ベネッセのWeb運用では、進研ゼミの教材や申込特典が毎月変わるため、高頻度のページ更新が必要だった。ダイレクトメールとWebを並行制作し、多数の関係者がExcel指示書を介して確認と修正を繰り返すため、公開まで約8週間を要していた。担当者ごとにスマートフォン向け文章の制作スキルにも差があり、完成像のずれや手戻りが制作期間をさらに延ばしていた。

• 改善では、最初に業務プロセスを可視化し、時間がかかる工程を特定した。文章作成にはGPT-4を利用したベネッセ専用ツールを導入し、教材情報を入力すると、媒体に適した文字数の複数案を生成できるようにした。Excelによる修正依頼は、あらかじめ部品とページ本体を登録したノーコードCMSのSTUDIOに置き換え、担当者が生成文を直接反映できる構造にした。

• 新しいプロセスの試行では、制作期間が8週間から3週間へ短縮され、運用コストは4割減り、メンバーズ側の体制は10人から3人になった。成功の要点は、コスト削減などの目的を先に定めること、生成AIだけに限定せず各工程に適したツールを選ぶこと、専用UIと裏側のプロンプトによって利用者の技能差を抑えることである。削減した人員や費用は、別業務やクリエイティブ改善へ振り向けられる。