Zapierと生成AIで業務を自動化する方法

TL;DR

Googleフォームへの問い合わせを起点に、OpenAIで返信文を生成し、Gmailへ下書きを保存してSlackにリマインダーを設定すれば、日々の対応を効率化できる。Zapierでは文章生成、コード生成、ワークフロー生成の3機能を使い、非エンジニアでも複数サービスを連携できる。

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こんにちはリモートワーク研究所池本です 本日はエンジニア以外のビジネスマンでも 自動化やツール連携ができるAIを活用し たタスク自動化としてお届けしますタスク 自動化ツール ザピアーというものがありましてこれは いわゆるノーコードと呼ばれるツールに なりまして行動を書かなくてもいろんな プログラミング的な自動化であったりとか 仕組み化ができちゃうよというツールが ありこれ自体はかなり前からありまして実 はこのチャンネルでも前に取り上げて使い 方の動画を出してるんですけれどもこの ツールの中に生成AIが入ったことによっ て自動化の新時代自動化をしていくこと すらも自動化されてしまうこんなような 時代が来たなというふうに思っていてこれ 実は昨日の段階で新機能がリリースされた んですけれどもあまり... Read More

Key Insights

• Zapierは、フォーム、メール、表計算、チャットなど複数サービスを接続し、人が行う転記や通知をコードなしで自動化できるタスク自動化ツールである。
• Zapは、処理を開始するトリガーと、その後に実行される1つ以上のアクションを組み合わせた一連の自動化フローであり、サービス間のデータ受け渡しを担う。
• 問い合わせ対応の実例は、Googleフォーム受信、定型文生成、OpenAIによる個別文作成、Gmail下書き保存、Slackリマインダー登録という流れで構成される。
• OpenAI連携は、フォームから取得した自由回答をプロンプト内の変数として渡し、その内容に応じた返信文を生成して、後続のGmailアクションへ引き継げる。
• ルールベースの文章生成は、フォームで選ばれたサービスごとに対応する文面を用意し、複数の選択がある場合には該当する文章を結合する仕組みである。
• AIによるコード生成は、自然言語で処理要件を指示するとJavaScriptの素案を作る機能であり、非エンジニアが条件分岐や文章結合を実装する負担を軽減する。
• 生成されたコードは、選択肢の実際の内容や変数設定が反映されていない場合があるため、そのまま採用せず、目的に合わせた確認と手直しが必要である。
• 無料プランはトリガーの後に設定できるアクションが1つだけであり、OpenAIで生成した文章をGmailなどへ渡す複数ステップの処理には有料プランが必要になる。
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Questions & Answers

Q: Zapierで問い合わせ対応を自動化する方法は？

Googleフォームの新規回答をトリガーに設定し、選択項目から定型文を作る処理、自由回答をOpenAIへ渡して個別文を生成する処理、Gmailに返信下書きを保存する処理を順番につなぎます。最後にSlackでリマインダーを作れば、返信漏れも防ぎやすくなります。

Q: Zapierとは何ですか？

Zapierは、異なるサービスを組み合わせ、人が行っていた転記、通知、メール作成などを自動実行するタスク自動化ツールです。コードを本格的に書かなくても、Googleフォーム、スプレッドシート、Gmail、Slackなどを接続し、データを次の処理へ渡せます。

Q: Zapierのトリガーとアクションとは何ですか？

トリガーは自動化を開始する条件であり、メールの受信、フォームの送信、毎日18時になること、Slackで特定のメンションを受けることなどが該当します。アクションは開始後に実行する処理で、通知、転記、メール下書き作成などを複数つなげられます。

Q: ZapierでOpenAIを使って文章を生成する方法は？

Zapのトリガーを設定した後、アクションの検索画面でOpenAIを選び、APIキーを接続して、プロンプト送信の処理を設定します。フォームから受け取った質問や自由回答をプロンプトに差し込むと、回答ごとに異なる文章を生成し、後続の処理へ渡せます。

Q: OpenAIで生成した文章をGmailの下書きにする方法は？

OpenAIの文章生成アクションの後にGmailを追加し、イベントとして下書き作成を選択します。宛先にはフォームから取得したメールアドレスを、本文にはOpenAIの応答を割り当てます。テスト後にZapを公開すれば、新しい回答ごとに返信下書きが作られます。

Q: ZapierのAIコード生成は何に使えますか？

AIコード生成は、選択肢ごとに異なる定型文を割り当てたり、複数選択された文面を結合したりする処理の素案作成に使えます。JavaScriptのコード欄で自然言語による要件を入力するとコード案が生成されますが、変数や選択肢に合わせた修正は必要です。

Q: Zapierで生成したコードはそのまま利用できますか？

生成されたコードは素案として扱い、実際の入力データと照合して修正する必要があります。実演でも、選択肢の内容が反映されていなかったり、変数の設定が不足したりする可能性が示されています。テストを行い、出力文や条件分岐が意図どおりか確認します。

Q: Zapierの無料プランでOpenAI連携はできますか？

OpenAI自体をアクションとして選ぶことはできますが、無料プランではトリガー後のアクションが1つに限られます。そのため、文章を生成するだけで処理が終わり、生成結果をGmailやSlackへ送る次の工程を追加できません。実用的な複数ステップ連携には有料プランが必要です。

Summary & Key Takeaways

• Zapierは、複数のサービスをコードなしで連携し、人が行っていた転記や通知などを自動化するタスク自動化ツールである。自動処理は、メール受信やフォーム送信などの開始条件であるトリガーと、その後に実行するアクションで構成され、この一連のセットをZapと呼ぶ。無料プランはトリガー後のアクションが1つに限られるため、複数工程を連結する用途では有料プランが必要になる。

• 実演では、Googleフォームの送信を起点に、選択項目に対応する定型文と、自由回答をOpenAIで処理した個別文を結合している。その結果をGmailの返信下書きとして保存し、さらにSlackへ対応リマインダーを登録する。従来は問い合わせを読み、定型文をコピーし、個別文章を作る必要があったが、約30分の設定で下書き作成まで自動化できたと説明されている。

• 生成AIの用途は3つに整理できる。第1はZapのアクションとしてOpenAIへプロンプトを送り、フォーム内容に応じた文章を作ること。第2は条件分岐や文章結合に使うJavaScriptの素案を自然言語から生成すること。第3は実現したい処理を文章で依頼し、ワークフロー全体の素案を作ることである。ただし、生成されたコードやフローには変数や選択肢の調整が必要な場合がある。