ChatGPTでGASを作り業務を自動化する方法

TL;DR

自動化したい処理の条件、対象シートや列、実行結果、サンプルデータを日本語で生成AIに伝え、作成されたGASを貼り付けて保存、権限を承認して実行します。時間主導型トリガーを設定すれば、期限確認やメール通知などの定型業務を自動実行できます。

Transcript

こんにちはどもです今回は Googleアスript略してガスと 言いますけどこれをチャットGPTで作る ことによってルーティン作業を自動回して いきましょうこれを初心者向けに徹底解説 しますよという動画になりますさあご覧 いただいてる皆さんGoogle Apprift普段使われていらっしゃい ますでしょうか実は普段ルーティンワーク であったりとかAIではできないの処理 なんかをこのGoogleアスリpトを 使うことによって簡単にできるんですね7 マクロに非常に近くそれのGoogle版 という風に思ったらオムに間違いないかな と思うんですがこれを覚えてもらうことに よって例えばこんなことができちゃいます まこれ私のクレジットカードのサンプルと いう感じでま一部本当ではあるんですけど もこれをで... Read More

Key Insights

• GASは、Googleの各種サービスで繰り返されるルールベースの処理を、ブラウザー上から実行できる自動化の仕組みである。
• 生成AIへの依頼は、対象となるシートや列、判定条件、実行する処理、保存先を箇条書きで明示するとコードへ変換しやすい。
• サンプルデータは、シートの先頭から数行を提示することで、列名や値の形式を生成AIが把握し、誤りを減らす材料になる。
• GASの初回実行は、処理対象へのアクセス権限をGoogleアカウントで承認する必要があり、新しいファイルでは再度確認が発生する。
• 期限リマインダーは、締切日と進捗状況を条件に対象行を抽出し、担当者一覧のメールアドレスへGmailで通知する処理である。
• トリガーは、毎日の指定時間、ファイルを開いた時、編集時、フォーム送信時などを条件としてGASを自動実行できる機能である。
• Googleドライブの複製処理は、元フォルダー内のファイルと子フォルダーを移行先へコピーし、案件用の初期構成を作成できる。
• 文書の量産処理は、スプレッドシートの会社名と担当者名をテンプレートへ差し込み、複製文書のURLを表へ記録する仕組みである。
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Questions & Answers

Q: ChatGPTでGASを作成して業務を自動化する方法は？

自動化したい対象、データ構造、判定条件、実行内容、出力先を日本語で整理し、「以下の条件を満たすGASを作成してください」と生成AIへ依頼します。返されたコードを対象ファイルのApps Script編集画面へ貼り付け、保存して実行し、初回だけ必要な権限を承認します。

Q: Google Apps Scriptとは何ですか？

Google Apps Scriptは、スプレッドシート、Gmail、Googleドライブ、ドキュメントなどで行うルールベースの処理を自動化する仕組みです。動画ではExcelマクロのGoogle版に近いものとして説明され、Googleアカウントとブラウザーがあれば追加ソフトなしで利用できるとされています。

Q: 生成AIにGASを正確に作らせるプロンプトの書き方は？

対象となるファイルやシート、参照する列、抽出条件、実行する操作、保存先を箇条書きで具体化します。さらに、列見出しと数行分のサンプルデータを貼り付けると、生成AIがデータ構造を把握しやすくなります。共有ドライブを使う場合も、その条件を明記する必要があります。

Q: GASで締切前の担当者へ自動メールを送る方法は？

タスク一覧の締切日と状況を読み取り、実行日から2日以内で、状況が未着手または対応中の行を抽出します。次に担当者一覧から該当者のメールアドレスを取得し、Gmailでタスク名と締切日を含むリマインドを送るコードを生成AIに作成させます。

Q: GASを毎日自動実行する方法は？

Apps Script画面のトリガー設定を開き、実行する関数を選び、イベントのソースを時間主導型にします。動画の例では日付ベースを選択し、午後8時から9時の時間帯に毎日実行する設定を保存しています。これにより、手動操作なしで期限確認とメール通知を繰り返せます。

Q: GASの実行時に権限確認が表示されるのはなぜですか？

GASがスプレッドシート、ドキュメント、Gmail、ドライブなどへアクセスして処理するため、初回実行時にGoogleアカウントによる権限承認が必要です。動画では、新しいスプレッドシートやドキュメントなど、別のファイルで初めて実行する場合にも確認が発生すると説明されています。

Q: 複数の関数があるGASではどれを実行すればよいですか？

処理全体の開始点となる関数を選んで実行します。フォルダー複製の例では、上側の関数が主要処理を担当し、その内部からコピー用の別関数を呼び出しています。役割をコードから判断できない場合は、生成AIへ関数名とコードを示し、実行対象を確認する方法が紹介されています。

Q: GASでGoogleドライブのフォルダーを丸ごとコピーする方法は？

コピー元と移行先のフォルダーURL、新規作成するフォルダー名、子フォルダーを含む全内容をコピーする条件を生成AIへ伝えます。作成されたGASを実行すると、移行先に新しいフォルダーを作り、元のファイルとフォルダー構造を複製できます。共有ドライブの場合は、その利用を依頼文へ明記します。

Q: GASでテンプレート文書を一括作成する方法は？

会社名や担当者名を並べたスプレッドシートと、置換用の変数を記載したGoogleドキュメントを用意します。GASで各行を順番に読み、テンプレートを複製して会社名と担当者名を置換し、指定フォルダーへ保存します。作成した文書のURLをシートの列へ記録する処理も組み込めます。

Q: 生成AIが作ったGASを修正する方法は？

現在のコードへ加えたい変更を具体的に伝え、修正版を生成させます。動画では、メールの送信先をログへ出力することと、締切日を「2025年5月10日」のような読みやすい表記にすることを追加依頼しています。修正版でコードを置き換え、保存後に再実行して結果を確認します。

Summary & Key Takeaways

• GASは、スプレッドシート、Gmail、Googleドライブ、ドキュメントなどで行うルールベースの処理を自動化する仕組みです。対象ファイルの「拡張機能」からApps Scriptを開き、生成AIが作ったコードを貼り付けて保存します。初回実行時はGoogleアカウントで権限を承認し、複数の関数がある場合は実行対象を選択します。

• 期限通知の例では、リストシートの締切日と進捗状況を調べ、当日から2日以内かつ未着手または対応中のタスクを抽出します。担当者リストからメールアドレスを取得し、Gmailで通知します。送信先をログに残し、日付を読みやすく整形したうえで、時間主導型トリガーにより毎日実行する構成へ発展させています。

• 応用例として、共有ドライブ内のテンプレートフォルダーを再帰的に複製する処理と、スプレッドシートの会社名や担当者名を文書テンプレートへ差し込み、複製したドキュメントのURLをシートへ記録する処理が示されています。成功率を高める要点は、データ構造、条件、出力先、共有ドライブの利用有無を明記し、実データの一部を例示することです。