Luhmann beschrieb seine Methode im Aufsatz Kommunikation mit Zettelkästen. Jeder Zettel enthält eine Idee, erhält eine feste Kennung und wird neben verwandten Zetteln abgelegt statt in starren Kategorien, mit expliziten Verweisen, die Ideen themenübergreifend verbinden. Über Jahrzehnte entwickelt die Sammlung, was Luhmann ein Eigenleben nannte: Den Verweisen zu folgen erzeugt Ideenkombinationen, die der Autor nie geplant hat, weshalb er den Kasten als Kommunikationspartner beschrieb.
Die Logik des Systems nimmt mehrere Befunde der Lernforschung vorweg. Notizen in eigenen Worten zu schreiben ist Generieren, eine neue Notiz mit alten zu verknüpfen ist Elaboration, und Notizen über Verweise erneut aufzusuchen wirkt wie verteilte Wiederbegegnung. Die Beschränkung auf Atomarität, eine Idee pro Zettel, erzwingt die Entscheidung, worin die Idee eigentlich besteht.
Moderne Werkzeuge wie Obsidian, Roam und Logseq haben die Methode für digitale Notizen wiederbelebt, popularisiert durch Soenke Ahrens' Buch How to Take Smart Notes. Ein üblicher Ablauf beginnt mit Lesemarkierungen als flüchtigen Erfassungen, die dann zu dauerhaften, verknüpften Notizen umgeschrieben werden; der Schritt des Umschreibens, nicht der des Erfassens, ist es, der der Methode ihren Ruf einbringt.