Luhmann descreveu seu método no ensaio Comunicando-se com caixas de fichas. Cada nota contém uma ideia, recebe um identificador fixo e é arquivada ao lado de notas relacionadas, e não em categorias rígidas, com referências explícitas conectando ideias entre temas. Ao longo de décadas, a coleção desenvolve o que Luhmann chamou de vida própria: seguir os links produz combinações de ideias que o autor nunca planejou, e é por isso que ele descrevia a caixa como uma parceira de conversa.
A lógica do sistema antecipa vários achados da ciência da aprendizagem. Escrever notas com as próprias palavras é geração, ligar uma nota nova a antigas é elaboração, e revisitar notas pelos links funciona como reexposição espaçada. A restrição de atomicidade, uma ideia por nota, força a decisão sobre qual é, de fato, a ideia.
Ferramentas modernas como Obsidian, Roam e Logseq reviveram o método para notas digitais, popularizado pelo livro How to Take Smart Notes, de Soenke Ahrens. Um fluxo comum começa com destaques de leitura como capturas passageiras, que depois são reescritas como notas permanentes e interligadas; é a etapa de reescrita, não a de captura, que dá ao método sua reputação.