Luhmann a décrit sa méthode dans l'essai Communiquer avec des boîtes à fiches. Chaque note contient une idée, reçoit un identifiant fixe et est classée à côté des notes apparentées plutôt que dans des catégories rigides, avec des références explicites reliant les idées entre les sujets. Au fil des décennies, la collection développe ce que Luhmann appelait une vie propre : suivre les liens produit des combinaisons d'idées que l'auteur n'avait jamais planifiées, et c'est pourquoi il décrivait la boîte comme un partenaire de conversation.
La logique du système anticipe plusieurs résultats des sciences de l'apprentissage. Écrire des notes dans ses propres mots relève de la génération, relier une note nouvelle aux anciennes relève de l'élaboration, et revisiter les notes par les liens fonctionne comme une réexposition espacée. La contrainte d'atomicité, une idée par note, force la décision sur ce qu'est réellement l'idée.
Des outils modernes comme Obsidian, Roam et Logseq ont fait revivre la méthode pour les notes numériques, popularisée par le livre How to Take Smart Notes de Soenke Ahrens. Un pipeline courant commence par les surlignages de lecture comme captures éphémères, ensuite réécrites en notes permanentes et reliées ; c'est l'étape de réécriture, et non celle de capture, qui vaut à la méthode sa réputation.