Slackワークフローで定型業務を自動化する方法

TL;DR

Slackのワークフローは、開始条件とメッセージ送信、フォーム入力を組み合わせ、定型業務を自動化する機能です。質問と回答の記録、新メンバーへの案内、日報などを効率化でき、GoogleスプレッドシートやZapierとの連携で情報の保存先や処理範囲も広げられます。

Transcript

こんにちは リモートワーク研究所池友です 本日は Slackの ワークフローっていう機能についてどんな 機能で何に使えるのかを具体的にご紹介し ますこんな方いるんではないでしょうか Slackをもっと使いたいけれどもよく わからないと ワークフローっていう名前は聞いたこと あるけれどもどういう機能なノートこんな 方に対して今 数十社でいろんな立場でSlackを使っ ている私が Slackのワークフローという機能が どういう機能であり 具体的にどういうシーンで活用できるのか をお伝えできればと思います この動画見方によって Slackのワークフローがどんな機能か わかりますまた ワークフローを使って 具体的にどんな効率化ができるかも シーンとして分かりますそれによって Slackというチャット... Read More

Key Insights

• Slackのワークフローは、決められた手順に沿ってメッセージ送信や情報入力を自動化し、担当者の記憶や手作業に依存する定型業務を減らす仕組みである。
• 開始条件は、ショートカット、チャンネルへの新規参加、絵文字リアクション、指定日時、Webhookの5種類から選び、利用するチャンネルと併せて設定する。
• Slackの標準タスクは、メッセージ送信とフォーム送信の2種類であり、案内文、確認ボタン、自由入力、選択肢などを組み合わせて処理の流れを作る。
• ワークフローは基本的にチャンネル単位で設定され、すべてのチャンネルへ一括適用する設定はないが、作成済みのフローをコピーして別チャンネルで利用できる。
• 質問対応フローは、質問フォーム、チャンネルへの回答依頼、スレッド内の回答フォーム、質問者への通知という処理を連結し、やり取りを整理できる。
• フォームや操作から得た質問者、回答者、入力内容、開始時刻などは変数として後続ステップへ渡せるため、通知文や保存データへ自動的に差し込める。
• Googleスプレッドシート連携は、質問時刻、質問種別、質問内容、質問者、回答内容、回答者を列ごとに記録し、チャット上の知識を後から参照可能にする。
• Zapierは複数の外部サービスを組み合わせる自動化サービスとして紹介され、Slackのワークフローから処理を渡すことで連携可能なツールの範囲を広げられる。
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Questions & Answers

Q: Slackのワークフローとは何ですか？

Slackのワークフローとは、あらかじめ決めた開始条件と処理手順に従って、定型業務を自動化する仕組みです。チャンネルへの参加やボタン操作などをきっかけに、メッセージの送信やフォームへの回答依頼を順番に実行できます。外部アプリを連携すれば、入力内容をGoogleスプレッドシートへ保存する処理なども追加できます。

Q: Slackでワークフローを開始する方法は？

ワークフローは、ショートカット、チャンネルへの新規参加、絵文字リアクション、指定した日時、Webhookの5種類を開始条件として設定できます。ボタンから任意に起動する質問受付にはショートカット、新メンバーへの自動案内にはチャンネル参加、定時処理にはスケジュールが適しています。Webhookは外部ツール側の出来事を起点にする高度な方法です。

Q: Slackワークフローで実行できる標準タスクは何ですか？

標準で実行できるタスクは、メッセージの送信とフォームの送信の2種類です。メッセージには説明文やメンションを含め、確認後に次へ進むボタンも設定できます。フォームでは自由入力、選択肢、メンバー、チャンネルなどの項目を用意できます。この2種類を順番に組み合わせることで、案内や質問受付などの定型手順を構築します。

Q: Slackで質問と回答を効率化する方法は？

質問用ショートカットから種類と内容を入力させ、回答依頼を対象チャンネルへ投稿するワークフローを作成します。その投稿のスレッドに回答フォームを置けば、質問と回答をひとまとまりにできます。回答後は質問者へ内容と回答者を自動通知し、同じ情報をGoogleスプレッドシートへ保存すると、過去の回答を再利用しやすくなります。

Q: Slackの質問と回答をスプレッドシートへ保存する方法は？

Google Sheets for Workflow BuilderをSlackへ追加し、ワークフローの後半にスプレッドシートへ行を追加するステップを設定します。動画の例では、質問時間、質問の種類、質問内容、質問者、回答内容、回答者の6列を用意し、各列へフォーム入力や利用者情報などの変数を割り当てています。これにより、回答完了時に情報が自動記録されます。

Q: Slackで新入社員への説明を自動化する方法は？

対象チャンネルへの新規参加を開始条件にし、歓迎メッセージ、自己紹介フォーム、資料や動画の案内を順番に配置します。歓迎文の確認ボタンを押した後にニックネームや趣味を入力してもらい、その回答後に会社を知るための資料を案内する、といった段階的な構成が可能です。新しく参加したメンバーを宛先に設定することが重要です。

Q: Slackワークフローで変数を使う方法は？

前のステップで取得した情報を、後続のメッセージや外部アプリの入力欄へ挿入します。利用できる例には、ワークフローを開始した人、開始したチャンネル、開始時刻、フォームで選択した種類、自由入力された内容、回答を提出した人があります。質問者への通知文やスプレッドシートの各列に変数を割り当てることで、手作業の転記を省けます。

Q: Slackワークフローを複数のチャンネルで使う方法は？

まず1つのチャンネルを対象にワークフローを作成し、完成したものをコピーして別のチャンネルへ持っていきます。動画の説明では、ワークフローは基本的にチャンネル単位で設定され、すべてのチャンネルで同じものを使う一括設定はありません。そのため、共通の処理内容をコピーし、利用先ごとに対象チャンネルや通知先を確認する運用になります。

Summary & Key Takeaways

• Slackのワークフローは、決められた手順を自動化する仕組みである。最初にショートカット、チャンネルへの参加、絵文字リアクション、指定日時、Webhookのいずれかを開始条件として設定し、対象チャンネルを選ぶ。その後、メッセージ送信やフォーム入力を順番に配置し、ボタン操作や入力結果を次の処理へ渡して定型的な流れを構築する。

• 質問対応では、利用者がショートカットから質問の種類と内容を入力し、チャンネルに回答依頼を投稿する。回答者はスレッド内のフォームから回答し、その内容が質問者への通知とGoogleスプレッドシートへの記録に使われる。質問時刻、種類、質問内容、質問者、回答内容、回答者を列ごとに保存すれば、流れやすいチャットを再利用可能な組織知として蓄積できる。

• 新メンバー向けの案内では、対象チャンネルへの参加を開始条件にし、歓迎メッセージ、自己紹介フォーム、資料や動画の案内を順番に表示する。確認ボタンを押した人だけを次のステップへ進めるため、大量の説明を一度に送らず段階的に案内できる。動画では日報も活用例として挙げられ、標準機能を外部アプリと組み合わせることで定型業務の対象を広げられる。