GPTsで定型業務を自動化する方法

TL;DR

GPTsで定型業務を自動化するには、繰り返し使う指示を選び、インストラクションとして登録し、実際のデータでテストと修正を重ねる。複雑な処理は確認工程で分割し、完全自動化に固執せず、人が補足する半自動化として運用すると実務に取り入れやすい。

Transcript

二本は研究所えとですえ今回はチャット GPTのGPT図を使ってタスクを自動化 するにはどういうポイントがあるのか4つ の事例とともにGPTの方出されている 建林さんにお伺いしてきましたえ今回の 内容を学んでもらって実際イメージをつけ てもらうことによって自分専用のチャット GPTのGPTをバンバン作っていき ながら自分の業務をどんどん楽にしていく というイメージがつくと思いますしこれ 本当にすごい実践的な内容で自分自身も 同じことやっていてこれすごいなという風 に思いながらやっていますので必見でして 是非最後までご覧いただければ幸いですえ 内容としてはまずgbtステのタスク自動 化3つのステップというのをお伺いしこの 後に4つの実例で具体的に建林さんがどう いうものを作ってやっているのかとい... Read More

Key Insights

• ・GPTsの自動化対象は、普段ChatGPTへ繰り返し入力している長い命令や、毎回同じ条件で処理している定型業務から選ぶのが基本である。
• ・GPTの作成は、対象業務を考える、インストラクションを設定する、実データでテストして改善する、という3段階で進めるものである。
• ・メール返信GPTの指示には、ボットの役割、受信文を入力した際の処理、敬語や宛名などの出力条件を具体的に記載する必要がある。
• ・期待どおりに動かない場合は、望む結果と実際の問題をGPT自身に伝え、修正用プロンプトを提案させて指示へ反映できる。
• ・画像生成GPTは、人種、年代、画風、縦横比などの反復条件を事前設定し、利用時の入力を作りたい場面の説明だけに短縮できる。
• ・ファイル変換GPTは、所定形式のExcelをアップロードするだけで商品情報をWordへ再構成するなど、組織固有の処理に特化できる。
• ・画像認識と外部連携を組み合わせれば、料金伝票を読み取って確認後にExcelへ追記するような、入力から保存までの処理を構成できる。
• ・複雑なGPTは、タイムアウトしやすい工程を確認地点で分割し、人が必要に応じて指示を補う半自動化として運用できる。
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Questions & Answers

Q: GPTsで定型業務を自動化する方法は？

普段ChatGPTへ何度も入力している指示を見つけ、その役割、入力条件、期待する出力、文章形式などをGPTのインストラクションへ登録します。次に実際のデータを使って動作を確認し、誤りや読みにくさがあれば指示を修正します。このテストと改善を繰り返すことで、以後は最低限の入力だけで同じ処理を実行できます。

Q: GPTsに向いている自動化タスクの見つけ方は？

毎回ほぼ同じプロンプトや条件を入力している作業を探すのが基本です。動画では、返信メールの作成時に敬語、宛名、名乗り方、不要な結語などを繰り返し指定する例が挙げられています。こうした反復条件をあらかじめ登録できる業務は、入力を簡略化しやすく、専用GPTの候補になります。

Q: 返信メール作成GPTの指示はどう書けばよいですか？

返信メールの下書きを作るボットであることを最初に定義し、ユーザーが受信メールを入力したら適切な返信案を出すよう指示します。そのうえで、ですます調、相手の名前に様を付ける、自分の名前を名乗る、拝啓や敬具は使わないなど、必要な条件を箇条書きで加えると、出力形式を調整しやすくなります。

Q: GPTが期待どおりに動かないときの改善方法は？

実際の出力を確認し、問題を具体的にインストラクションへ追加します。送信者の名前を自分の名前として名乗る場合は、誰の名前を使うかを明記し、文章が読みにくい場合は小見出しを付けるよう指定します。修正方法が分からなければ、望んだ結果をGPTに説明し、どのようにプロンプトを直すべきか提案させる方法も紹介されています。

Q: 画像生成をGPTsで効率化する方法は？

繰り返し指定する人物像、画風、用途、縦横比などをインストラクションへ事前登録します。紹介例では、アジア系のビジネスパーソン、年代、フラットな画像スタイルなどを固定し、利用時は作りたい場面だけを入力していました。別の画像生成サービスで再利用するためのプロンプトも同時に出力させれば、スマートフォン中心の作業にもつなげられます。

Q: ExcelからWordへの変換をGPTsで行うには？

入力するExcelの形式と、Wordに並べ直す項目や体裁をインストラクションで定義し、コードインタープリターを利用する構成にします。紹介例では、商品名、カテゴリー、メーカー、型番、価格などを含むExcelをアップロードするだけで、商品一覧表として再構成したWordファイルを生成しました。特定業務に合わせた形式ほど、自作やチーム共有に向いています。

Q: 伝票画像の内容をExcelへ自動記録する方法は？

スマートフォンなどで撮影した水道料金やガス料金の伝票画像をGPTへ渡し、必要な金額情報を画像から読み取らせます。紹介例では、読み取った結果をユーザーが画像と照合し、承認した後にZapierを介してクラウド上のExcelへ追記しました。誤認識の可能性があるため、書き込み前に人が確認する工程を残すことが重要です。

Q: 複雑な分析GPTでタイムアウトを防ぐ方法は？

長い処理を一度に実行させず、複数の工程に分けて各段階で確認を挟みます。講座データの例では、消費時間数が多い上位コースの抽出、月次グラフの作成、Web検索によるレビュー情報の取得という順に進め、次へ進む前に承認を求めました。途中で止まっても、現在の工程を人が補足して再開できる構成にします。

Q: GPTsは完全自動化できなくても役立ちますか？

完全自動化できなくても、作業の一部を代替する半自動化として役立つというのが動画の結論です。グラフの日本語表示やWeb上の情報取得が失敗する場合でも、集計や候補抽出などの大枠をGPTに任せ、人が不足部分を補えば、従来すべて手作業だった工程を減らせます。最初から完全な精度を求めず、使える範囲から運用します。

Summary & Key Takeaways

• 自動化は、対象業務を考える、GPTを作る、テストと改善を繰り返す、という3段階で進める。普段ChatGPTへ何度も入力している長い指示が有力な候補であり、役割、入力されたときの処理、出力条件をインストラクションに登録すれば、次回から最低限のデータだけで実行できる。

• 実例には、指定した人物像や画風で画像を作るGPT、Excelの商品一覧をWordへ整形するGPT、料金伝票の画像を読み取ってZapier経由でExcelへ追記するGPTがある。一般公開向けの汎用GPTだけでなく、特定の会社や個人の形式に合わせた非公開のGPTが実務効率化に適している。

• 長い分析処理では、Excelから上位コースを抽出し、月次グラフを作り、Web検索によるレビュー情報をまとめる流れが紹介された。ただし、タイムアウトや情報取得の失敗も起こるため、工程間に確認を挟み、人が指示を補足する。全工程の完成より、一部作業を代替できる半自動化を目指す。