Microsoft Teamsの基本操作を覚える方法

TL;DR

Microsoft Teamsは、招待メールから指定アカウントでサインインし、認証アプリを設定すれば利用を始められます。チャネル投稿と個別チャットを使い分け、返信はスレッドにまとめ、メンションやリアクション、ファイル添付を活用すると、離れた場所でも情報を共有しやすくなります。

Transcript

みなさんこんにちは リモートワーク研究所いけどもです 本日は以前20年最新版 日本一わかりやすい チーム頭の使い方と題してご紹介します microsoft チーム頭が会社に 導入されたけれどもなかなか使えないと ほかのチームでチームずに招待されて しまったけれどもなかなか面倒くさいやり 方がわからないこういう方多いんじゃない でしょうか ご安心ください リモートでの会社運営歴6年以上の私が チーム s の基本的な使い方を 初心者でもわかりやすくお伝えしたいと 思います この動画を見ることによって microsoft のチーム頭が使える ようになります それによくてリモートでの コミュニケーションがスムーズになり仕事 の生産性を上げることが出来ますので是非 最後までご覧頂ければと思います 本日... Read More

Key Insights

• Teamsは、チャットだけでなくオンライン会議やスケジュール同期にも対応し、Microsoftのサービス群と連携してハイブリッド環境の仕事を支えるコラボレーションツールである。
• Teamsの情報構造は、会社などの組織、その内部の部署やプロジェクトに相当するチーム、会話の場となるチャネルという段階に分かれ、利用者ごとに閲覧可能な範囲が異なる。
• Teamsへの参加は、管理者から届く招待メールを確認し、メール内で指定されたアカウントを使ってサインインした後、パスワード変更と認証アプリの設定を行う流れである。
• Microsoft Authenticatorは、パソコンに表示されたQRコードをスマホで読み取り、通知の承認やワンタイムパスワードを使って本人確認を強化するためのアプリである。
• チャネル投稿は参加者との情報共有に向き、個別チャットは特定ユーザーへの連絡に向くが、講師は経緯と作業状況を共有するため、可能な限りチャネルを使うことを推奨している。
• スレッド返信は、一つの投稿に関連する会話をその下へまとめる機能であり、別の新規投稿として返すよりも話題のつながりが明確になり、議論を追いやすくできる。
• メンションは指定した相手へ通知を届けて見落としを減らす機能であり、リアクションは文章を書かずに確認したことや反応を伝え、送信者の不安を軽減する手段である。
• ファイルや画像は添付メニューまたはドラッグ＆ドロップで送信でき、Windowsキー、Shift、Sで取得したスクリーンショットは貼り付け操作で投稿できるため、画面の状況を簡潔に共有できる。
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Questions & Answers

Q: Microsoft Teamsへの招待を受けて登録する方法は？

招待メールを開き、メール内で指定されたMicrosoft 365のアカウントを使ってサインインします。普段利用している別のメールアドレスで入らないよう注意し、案内に従って初期パスワードを自分のパスワードへ変更します。その後、スマホにMicrosoft Authenticatorを導入して本人確認を完了すると、招待された組織のTeamsへ参加できます。

Q: Microsoft AuthenticatorをTeamsの認証に設定する方法は？

スマホへMicrosoft Authenticatorをインストールし、パソコンの設定画面に表示されたQRコードをアプリで読み取ります。読み取り後、パソコン側で次へ進むとスマホへ確認通知が届くため、アプリ上で承認します。これにより、パソコン上のアカウント情報だけでなく、スマホからも本人であることを確認できる状態になります。

Q: Teamsの組織、チーム、チャネルとは何ですか？

組織は会社などの大きな利用単位で、その内部に部署やプロジェクト別のチームが作られ、さらに各チームの中に会話の場となるチャネルがあります。利用者が組織へ招待されても、組織内のすべてのチームを見られるとは限りません。招待された範囲だけが表示され、別の組織へ参加する場合は、その組織への招待が別途必要になります。

Q: Teamsでチャネル投稿と個別チャットを使い分ける方法は？

複数の参加者に共有すべき内容はチャネルへ投稿し、特定の相手だけに伝える内容は個別チャットで送ります。チャネルの投稿は、そのチームやチャネルを閲覧できる参加者が確認できるため、仕事の経緯や担当状況を共有しやすくなります。講師は、透明性を高める観点から、可能な限り個別チャットではなくチャネルを使うことを勧めています。

Q: Teamsでプライベートチャネルを作る方法は？

チームの管理画面からチャネルを追加し、プライバシー設定で全員向けではなくプライベートを選び、閲覧を許可する利用者を指定します。作成されたプライベートチャネルには鍵の印が表示され、同じチームに所属していても、招待されていない人は内容を確認できません。一般チャネルとの公開範囲の違いを意識して利用する必要があります。

Q: Teamsでメッセージへ返信する方法は？

元の投稿にある返信欄を使い、その投稿の下へスレッドとしてメッセージを追加します。関連する内容を新規投稿として送ると、元の話題との関係が分かりにくくなりますが、スレッドにまとめれば一連の議論を同じ場所で追えます。Teamsでは投稿単位で会話を整理するため、一つの投稿に関係する返答は同じスレッドへつなげる方法が勧められています。

Q: Teamsで送信済みメッセージを編集または削除する方法は？

対象メッセージへマウスを合わせ、右側に表示される三点リーダーから編集または削除を選びます。編集した投稿には編集済みと表示されますが、変更前の内容までは示されません。削除直後は元に戻せる場合がありますが、その表示は一定時間後に消えます。また、返信が付いた親投稿を削除すると、削除済みの表示と返信だけが残る場合があります。

Q: Teamsで特定の投稿へのリンクを共有する方法は？

共有したい投稿の三点リーダーからリンクをコピーし、参照させたい別のチャネルやスレッドへ貼り付けます。受信者がそのリンクを押すと、コピー元の投稿へ直接移動できます。複数のチャネルが使われている環境で、過去の投稿を見てほしい場合や、別の会話から具体的な書き込みを示したい場合に便利な方法です。

Q: Teamsでメンションとリアクションを使う方法は？

相手へ確実に気づいてほしい場合は、入力欄で@に続けて名前を指定し、メンション付きで投稿します。指定された側では名前が強調され、メンションを示す印や、設定によっては通知が表示されます。文章で返す必要がない場合は、いいねなどのリアクションを付ければ、内容を確認したことや簡単な反応を送信者へ伝えられます。

Q: Teamsでファイルや画像を送信する方法は？

投稿欄の添付ボタンからコンピューター内のファイルを選び、アップロード後に送信します。ファイルや画像を投稿欄へ直接ドラッグ＆ドロップする方法も利用できます。Windowsの画面を共有したい場合は、Windowsキー、Shift、Sで必要な範囲を切り取り、クリップボードに保存された画像を投稿欄へ貼り付けて送信すると、文章だけでは伝えにくい状況を示せます。

Summary & Key Takeaways

• Microsoft Teamsは、チャットに加えてオンライン会議やスケジュール同期にも対応し、Microsoftの各種サービスと連携するコラボレーションツールです。構造は組織、チーム、チャネルの順に分かれ、招待された利用者が閲覧できる範囲は限定されます。利用開始時は招待メール内の指定アカウントでサインインし、パスワード変更とMicrosoft Authenticatorによる認証を完了します。

• メッセージの宛先には、参加者が共有できるチャネルと、特定ユーザーへ直接送る個別チャットがあります。講師は、経緯や担当状況を周囲と共有して透明性を高めるため、可能な限りチャネルへの投稿を勧めています。関連する返答は新規投稿にせず元の投稿のスレッドへつなげ、相手に確実に気づいてほしい場合はメンションを付けます。確認だけならリアクションで簡潔に反応できます。

• 投稿したメッセージは三点リーダーから編集または削除でき、各投稿のリンクをコピーすれば別のチャネルから該当箇所を直接参照できます。ファイルや画像は添付メニューのほか、ドラッグ＆ドロップでも送信できます。WindowsではWindowsキー、Shift、Sで画面を切り取り、クリップボードから貼り付ける方法も紹介されています。さらに会議、検索、通知、テーマ、スマホアプリの基本操作も扱われています。