Trelloでタスクを管理・共有する方法

TL;DR

Trelloでは、ワークスペース内にボードを作り、進行状況を表すリスト間でタスクのカードを移動すると、担当者や仕事の状態を共有できます。カードには説明、担当者、ラベル、期限、添付ファイル、チェックリスト、コメントを設定でき、フォローや自動化も利用できます。

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みなさんこんにちはリモートワーク研究所 いけどもです 本日は世界一やさしい タスク管理ツール ポロロの使い方五階してお伝えします オンラインでタスク管理や可視化をしたい んそのツールとしてトレイルを使ってみ たいけれども使い方が難しい こういう方が増えているんじゃない でしょうか ご安心くださいリモート組織も マネージメント経験多数の私がこれをもう 基本的な使い方やその活用のパターンを わかりやすくご紹介したいと思います ほど伸びことによってとレオの使い方が 分かります またそれによってテレワークやリモートで のタスクの管理や共有ができその結果仕事 やプロジェクトがはかどるという効果が あると思いますのでぜひ最後までご覧 頂ければと思います またもしわからないところがあれば是非 チャンネル登... Read More

Key Insights

• Trelloの基本構造は、ワークスペース、ボード、リスト、カードの4階層であり、大きな組織単位から個別タスクへ段階的に情報を整理できる。
• カンバン方式は、個々のタスクをカードとして表し、進行中や完了などのリスト間で移動させることで、仕事の状態や担当状況を可視化する方法である。
• ワークスペースは、会社、組織、チーム、プロジェクトなどの共有単位として作成し、メンバーの招待、公開範囲、ボード作成権限を管理する場所である。
• ボードは、一つのプロジェクトや業務テーマを管理する単位であり、タイトル、背景、公開範囲を設定し、その中に複数のリストとカードを配置できる。
• テンプレートは、会議の議題、会社全体の状況、プロジェクトの進行など、目的別のボード構成と運用方法を確認し、自分のワークスペースへ複製できる見本である。
• リストは、カードを収める箱として進行状況や情報分類を表し、名前と並び順を変更できるほか、フォローによる変更通知や条件に応じた自動化を設定できる。
• カードは個別のタスクを表し、説明、担当メンバー、ラベル、期限、添付ファイル、カバー、チェックリスト、コメントを追加して作業情報を集約できる。
• ボードの設計方法は、未着手から完了までを並べる業務プロセス型、情報の種類ごとに分けるカテゴリ型、進行状況と分類を組み合わせる融合型の3つである。
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Questions & Answers

Q: Trelloでタスクを管理する方法は？

ワークスペース内に業務やプロジェクトごとのボードを作り、未着手、進行中、完了などのリストを用意して、個別タスクをカードとして登録します。作業が進んだらカードを該当するリストへドラッグして移動させます。各カードに担当者、期限、説明、チェックリストなどを設定すると、誰が何を進めているかを一覧で共有できます。

Q: Trelloのワークスペースとは何ですか？

ワークスペースは、Trelloの構成で最も大きな共有単位です。会社、組織、チーム、プロジェクトなどを単位として作成し、その中に複数のボードを配置します。メンバーを招待する場所でもあり、公開範囲や、誰がボードを作成できるかといった権限もワークスペース単位で設定できます。

Q: Trelloでボードを作成する方法は？

対象のワークスペースを選び、新しいボードの作成画面からタイトル、背景、公開範囲を設定して作成します。ボードは一つのプロジェクトや仕事のまとまりとして使い、その中にリストとカードを配置します。紹介された無料版では作成できるボード数に制限があり、詳細な権限設定の一部は有料プラン向けと説明されています。

Q: Trelloのリストとカードはどう使い分けますか？

リストはタスクの状態や情報の分類を表す箱として使い、カードはその中に入れる個別タスクとして使います。例えば、未着手、進行中、完了をリストにして、案件ごとのカードを進行に応じて移動します。カード側には説明、担当者、ラベル、期限、添付ファイル、チェックリスト、コメントなどの具体的な情報を持たせます。

Q: Trelloのテンプレートを活用する方法は？

テンプレート一覧から目的に近い見本を選び、カードをコピー対象に含めて自分のワークスペースへ複製します。会議用では議題、話し合った内容、アクション、完了などの流れを確認でき、プロジェクト管理用では進行中、完了、保留などの構成を参考にできます。英語のテンプレートもありますが、実際の配置から運用方法を把握できます。

Q: Trelloでメンバーに変更を通知する方法は？

通知を受けたいリストでフォローを有効にします。フォロー中のリスト内でカードが追加されたり、カードにコメントが付いたりすると通知が表示されるため、継続的に確認したい案件の変化を追跡できます。すべてをフォローするのではなく、自分が確認すべきリストを選ぶと、必要な更新を管理しやすくなります。

Q: Trelloで担当者やラベルを自動設定する方法は？

対象リストの自動化で、カードがそのリストに追加されたことを条件にし、担当メンバーへの自分の追加や、指定ラベルの付与をアクションとして設定します。設定後は、新しいカードをそのリストへ追加するだけで担当者やラベルが自動的に反映されます。特定のリストに入った案件を同じ担当者や分類へ割り当てたい場合に利用できます。

Q: Trelloのボードはどのように設計すればよいですか？

管理したい対象に応じて、業務プロセス型、情報カテゴリ型、融合型から構成を選びます。作業の進捗を追う場合は未着手、進行中、完了などを並べ、情報を整理する場合はテーマや部署などの分類をリストにします。両方が必要なら進行状況と分類を組み合わせます。リストを増やしすぎると見づらくなるため、一覧性を保てる数に絞ることが重要です。

Summary & Key Takeaways

• Trelloは、ワークスペース、ボード、リスト、カードという順に情報を整理するカンバン方式のタスク管理ツールです。ワークスペースは会社やチームなどの単位、ボードはプロジェクトや業務の単位、リストは進行状況や分類、カードは個別タスクとして使います。カードを別のリストへドラッグして、仕事の状態を視覚的に更新できます。

• 利用開始時はアカウントを登録し、ワークスペースを作成してメンバーを招待します。その後、ボードの名前、背景、公開範囲を設定し、必要なリストとカードを追加します。公開範囲やボード作成権限も調整できますが、紹介された画面では一部の詳細設定が有料プラン向けです。テンプレートを複製すれば、会議やプロジェクト管理などの構成例を確認できます。

• カードには説明、担当メンバー、ラベル、期限、添付ファイル、カバー、チェックリスト、コメントを登録できます。リストをフォローすると、その中のカード追加やコメントなどの変更通知を受け取れます。さらに、カードが特定のリストへ追加された際に担当者やラベルを自動設定できます。ボードは業務プロセス型、情報カテゴリ型、両者を組み合わせた融合型で構成でき、スマホからも確認できます。