Como começou a Arquivei sem capital e cresceu com desafios

TL;DR

Isis Abbud narra a criação da Arquivei e os principais obstáculos enfrentados, incluindo captação de investimento, impactos da pandemia e a saída de um fundador. O episódio também compartilha estratégias para manter a empresa funcionando, gerir demissões difíceis e manter foco no crescimento, com lições aplicáveis a outras startups.

Transcript

[Música] sejam bem-vindos então a mais um episódio aqui do lado difícil podcast que vai te mostrar que você não tá sozinho que tá todo mundo passando por apuros quando empreende mas é através desses apuros e das dificuldades do dia a dia que a gente acaba conquistando também Boas vitórias e fazendo nossa empresa crescer empregando muita gente então... Read More

Key Insights

• A Arquivei nasceu para transformar burocracia de notas fiscais em oportunidade de negócio.
• A startup cresceu com modelo de assinatura e hoje atende centenas de milhares de clientes.
• A empresa iniciou bootstrapped e só depois fez captações, enfrentando o desafio de manter o ritmo de crescimento.
• A pandemia exigiu demissões difíceis, com planejamento de runway para esticar o tempo disponível.
• A saída de um fundador foi um marco doloroso que exigiu foco estratégico e replanejamento.
• A empresa mantém a operação fora de São Paulo, fortalecendo a região de São Carlos.
• A captação de investimentos foi gradual, incluindo participação de Mona e depois investidores maiores.
• A decisão sobre permanecer como empreendedor envolve aceitar riscos e buscar impacto de longo prazo sobre o ecossistema local.

Questions & Answers

Q: Pergunta 1: Como a Arquivei se manteve viável sem capital inicial suficiente no início?

Resposta 1: A Arquivei nasceu sem financiamento externo, operando com recursos próprios e foco em resolver um problema de gestão de notas fiscais. O time manteve o curso por meio de gestão cuidadosa do fluxo de caixa, priorizando atividades de serviço e retenção de clientes, e explorando oportunidades de parceria que permitiram validar o produto antes de buscar investimentos. Esse período exigiu disciplina, clareza de prioridades e uma visão de longo prazo sobre como converter utilidade prática em receita recorrente, o que acabou abrindo portas para rodadas posteriores. A experiência demonstra que é possível iniciar uma empresa sem capital robusto, desde que haja tração de clientes, modelo de negócios sustentável e decisões estratégicas alinhadas ao negócio.

Q: Pergunta 2: Quais foram os passos-chave para a captação de investimento da Arquivei?

Resposta 2: O caminho incluiu primeiro bootstrapping, seguido pela entrada de Mona X, que ajudou a validar o modelo e ampliar a rede de contatos. Com o tempo, vieram rodadas com outros fundos e, por fim, uma rodada de Série B no fim de 2021, liderada pela Riverwood. O aprendizado central envolve entender que a captação não é apenas sobre dinheiro, mas sobre trazer parceiros que agreguem valor estratégico, ajudam na governança e ampliam o ecossistema da empresa. O processo também evidenciou a necessidade de escalabilidade operacional para acompanhar o aumento de clientes, equipes e complexidade de operações.

Q: Pergunta 3: Como a Arquivei lidou com o pior dia na empresa?

Resposta 3: O episódio descreve a saída de um fundador como o pior dia, exigindo resiliência e comunicação aberta para manter a confiança do time. Foi necessário recalibrar a estratégia, reforçar o alinhamento entre equipes e planejar o futuro com clareza. Além disso, a equipe precisou enfrentar a ansiedade gerada por mudanças, mantendo o foco em entregáveis críticos e na continuidade do negócio. Esse momento mostrou a importância de ter governança, planos de contingência e um time unido para atravessar períodos de incerteza com transparência e propósito compartilhado.

Q: Pergunta 4: Como foi gerida a saída de um fundador durante o crescimento rápido?

Resposta 4: A saída do fundador exigiu um processo de ajuste interno, com foco em manter a visão da empresa e a coesão da equipe. A liderança precisou comunicar claramente as razões, realinhar responsabilidades e garantir que as operações continuassem sem atritos. Esse movimento pode ser um desafio para manter a motivação do time, mas também abre espaço para uma nova dinâmica de liderança, cobrindo lacunas, fortalecendo áreas críticas como backoffice e produto, e assegurando que a empresa continue avançando em direção aos seus objetivos de crescimento.

Q: Pergunta 5: Como começar uma empresa sem capital e alcançar clientes?

Resposta 5: Começar sem capital exige identificar uma dor de mercado clara, validar rapidamente a solução com clientes reais, e construir um modelo de receita recorrente desde o início. A Arquivei demonstrou isso ao focar na gestão de notas fiscais e oferecer valor que justificasse a assinatura mensal. Além disso, é essencial manter custos baixos, testar o produto com clientes estratégicos, coletar feedback constante e iterar com base nessas informações. Esse caminho requer paciência, disciplina financeira e uma visão de longo prazo de como escalar operações sem depender de grandes recursos iniciais.

Q: Pergunta 6: Como cobrar de um cliente grande sem comprometer o relacionamento?

Resposta 6: Cobrar de um cliente grande envolve clareza contratual, entendimento do valor entregue e comunicação contínua sobre ROI. A Arquivei precisou alinhar expectativas, demonstrar benefícios tangíveis da plataforma, e manter uma negociação transparente sobre preços, condições de contrato e serviços inclusos. Um relacionamento forte é construído com entrega consistente, suporte ativo e transparência sobre custos, evitando surpresas que possam causar atritos. O objetivo é manter o cliente satisfeito, com renovação de contrato e expansão de uso da plataforma conforme o negócio cresce.

Q: Pergunta 7: Qual é a rotina de um fundador no início de uma startup?

Resposta 7: A rotina inicial envolve foco intenso em produto, clientes e operações críticas, combinando aprendizado rápido com disciplina de execução. O fundador precisa priorizar tarefas que geram valor de curto prazo, manter uma cadência de entrega, gerenciar recursos escassos e construir uma cultura que sustente o crescimento. Em momentos de transição, também é essencial comunicar a visão, alinhar o time e ajustar estratégias conforme o mercado reage. A constância nessa rotina ajuda a transformar hipóteses em resultados reais ao longo do tempo.

Q: Pergunta 8: Como é o salário de um founder durante o crescimento da empresa?

Resposta 8: O questionamento sobre salário de founder envolve equilibrar talento, compromisso e governança financeira. Em estágios iniciais, pode haver salários modestos para manter a empresa funcionando, com foco em reinvestimento. À medida que a empresa cresce e capta recursos, a estrutura de compensação pode se tornar mais estruturada, incluindo salários competitivos, benefícios e participação acionária. A decisão depende da saúde financeira da empresa, das metas de captação e do equilíbrio entre motivação do time e sustentabilidade do negócio.

Summary & Key Takeaways

• Isis Abbud apresenta a Arquivei, sua origem, foco em transformar burocracia em valor a partir das notas fiscais e a decisão de permanecer em São Carlos, no interior de São Paulo, para desenvolver a região. A empresa nasce para facilitar a gestão de notas fiscais com um modelo de assinatura e cresce com clientes recorrentes e uma base de clientes expressiva.

• A conversa aborda a captação de investimentos, começando com bootstrapping e incluindo rods com Mona e outras rodadas, destacando o tamanho e a dificuldade de coordenação de equipes em fases de crescimento acelerado e as mudanças de estrutura requeridas

• O pior dia da fundadora envolve a saída de um fundador e o desafio de manter o time unido, inclusive durante demissões necessárias em 2020, em meio a incertezas da pandemia e a queda de caixa, exigindo planejamento de runway e comunicação clara com a equipe