Googleドライブの便利機能を活用する方法

TL;DR

Googleドライブは、共有相手と権限を設定してファイルを渡し、画像やPDFの文字をOCRで検索・抽出し、複数端末から利用できる。Officeファイルは表示崩れに注意し、バックアップ、同期、オフライン設定、復元、コメント、スキャン、コンビニ印刷などを用途に応じて使い分ける。

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[音楽] 今日はリモートワーク研究所いけどもです 本日は脱初心者 google ドライブ の便利機能16セント愛してお伝えします google drive を使い始めた けれどもよくわからない もっと便利に google drive を使いたい こういう方多いんではないでしょうか ご安心ください google drive 歴8年以上の私が google drive をもっと活用するポイントを バッチリ源氏できればと思います この動画を見ることによって google ドライブの様々な便利機能が分かります また google ドライブオンライン ストレージを使いこなすことができ日もう とライフをもっとエンジョイできると思う ので是非最後までご覧頂ければと思います のこの動画ではアンケート100人... Read More

Key Insights

• 共有権限は、アクセスできる相手と、閲覧、コメント、編集のどこまで許可するかを組み合わせて設定する仕組みである。特定ユーザーだけでなく、リンクを知る全員を対象にすることもできる。
• フォルダ共有は、フォルダ内の複数ファイルをまとめて相手に公開できる方法である。必要な資料だけを見せたい場合は、フォルダではなく個別ファイルを選んで共有できる。
• マルチデバイス利用は、保存したファイルを自宅のPC、外出先のノートPC、移動中のスマホから確認できる機能である。端末が変わっても同じ保存データへアクセスできる。
• OCRは、画像やPDFに写っている文字を認識し、検索やテキスト抽出に利用できる機能である。PCではファイルをGoogleドキュメントで開くと、認識結果を文字データとして取得できる。
• OCRの認識精度は、すべての画像やPDFで完全になるわけではない。資料によっては正しく文字化できないため、抽出結果を元画像や元PDFと照合する必要がある。
• Officeファイルの編集は、Googleの文書作成ツールを介することで、フォントや改行、見た目が変化する可能性がある。原本の体裁が重要な資料は、変換後の確認が必要である。
• パソコン版ドライブの同期方式は、ファイルをPCにも保持するミラーリングと、使用時に取得するストリーミングに分かれる。前者はPC容量を使い、後者は容量消費を抑えられる。
• フォルダの色分けは、PCとスマホの両方で設定でき、関連するフォルダを同じ色にするなどの視覚的な整理に使える。階層構造と組み合わせることで目的の場所を判別しやすくなる。
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Questions & Answers

Q: Googleドライブでファイルを共有する方法は？

対象ファイルを選んで共有画面を開き、アクセスを許可する相手と権限を設定します。特定の相手に限定する場合はメールアドレスを指定し、閲覧、コメント、編集から必要な権限を選びます。リンクで渡す場合は、一般的なアクセスをリンクを知っている全員へ変更し、共有URLをコピーします。

Q: Googleドライブの共有権限はどう使い分けますか？

内容を確認してもらうだけなら閲覧、意見を付けてもらうならコメント、文書やスライド自体を変更してもらうなら編集を選びます。コメントは内容を直接書き換える権限ではありません。編集では文書の変更に加え、スライドの追加や削除なども可能になるため、目的に必要な範囲だけを許可します。

Q: リンクを知る全員への共有を解除する方法は？

共有設定の一般的なアクセスを、リンクを知っている全員から制限付きへ戻します。制限付きにすると、あらかじめメールアドレスなどで指定された利用者以外は開けなくなります。ログインしていないゲストが共有URLへアクセスしてもファイルは表示されず、ログイン画面へ移動します。

Q: 画像やPDFから文字を抽出する方法は？

PC版Googleドライブで画像またはPDFを右クリックし、アプリで開くからGoogleドキュメントを選びます。変換時にOCRが働き、元の画像やPDFとともに認識された文字列が文書内へ出力されます。ただし認識結果は常に完全ではないため、誤字や欠落がないか原本と比較して確認します。

Q: 画像内の文字をGoogleドライブで検索できますか？

画像をGoogleドライブへアップロードすると、認識された画像内の文字を検索語として利用できます。動画内の例では、子どものテストを撮影した画像が、画像内にある言葉の検索結果として表示されました。PDF、PowerPoint、Wordなどに含まれる文字も検索対象になると説明されています。

Q: GoogleドライブでOfficeファイルを編集する際の注意点は？

Word、PowerPoint、ExcelをGoogleの対応ツールで開くと、フォント、改行、文字位置などが元ファイルから変わる場合があります。特に元の体裁を維持する必要がある資料は、プレビューだけにするか、ダウンロードして元のOffice形式で扱います。Google形式へ移行する場合も、変換後の表示を確認します。

Q: GoogleドライブのバックアップとPC同期はどう使いますか？

パソコン版ドライブを使い、PC上の特定フォルダをGoogleドライブへ継続的にバックアップするよう設定します。フォルダ内で更新した内容をオンライン側へ反映でき、オンラインのファイルもPCから扱えます。同期方法には、全データをPCへ置くミラーリングと、利用時に取得するストリーミングがあります。

Q: ミラーリングとストリーミングの違いは何ですか？

ミラーリングはGoogleドライブ上のファイルをPCにもダウンロードして保持する方式で、PCの保存容量を使用します。ストリーミングはファイルの存在をPC上に表示しながら、実データを常時保存せず、使うときにダウンロードする方式です。PC容量を抑えたい場合はストリーミングが適しています。

Q: スマホで書類をPDFとしてスキャンする方法は？

Android版Googleドライブで画面右下付近のプラスアイコンを押し、スキャンの項目を選んで書類を撮影し、保存します。撮影した内容をPDFデータとしてGoogleドライブへ保存できます。動画の説明ではスキャン機能はAndroid向けで、iPhoneの場合は写真撮影になるとされています。

Q: Googleドライブをオフラインで使うには？

必要なファイルにオフライン設定を行い、インターネットへ接続できない状況でも利用できるようにします。動画ではスマホとPCそれぞれの設定方法が機能一覧に含まれています。外出先などで接続できない可能性がある場合は、利用前に対象ファイルを選んで準備しておくことが重要です。

Summary & Key Takeaways

• 共有機能では、アクセスできる人を特定の相手またはリンクを知る全員から選び、閲覧、コメント、編集の権限を設定する。フォルダ全体を共有すれば中のファイルをまとめて渡せ、個別ファイルだけを対象にすることも可能である。PCとスマホの双方から設定でき、公開をやめる場合は一般的なアクセスを制限付きへ戻す。

• OCRと検索を利用すると、アップロードした画像やPDFに含まれる文字が認識され、文字情報を手作業で付けなくても検索対象になる。PCでは対象ファイルをGoogleドキュメントで開くことで、認識された文字を抽出できる。ただし変換精度はファイルによって異なり、スマホでは検索はできても、説明時点では文字抽出のための変換に対応していない。

• Word、PowerPoint、ExcelはGoogleドライブ上で開いて編集できるが、Googleドキュメント、スライド、スプレッドシートを介すと、フォント、改行、配置などが変わる場合がある。原形式を保つ必要があるならプレビューやダウンロードを利用する。ほかにも、PCとの同期、バックアップ、オフライン設定、データ復元、フォーム、コメント、Androidのスキャン、各種ファイルの表示、コンビニ印刷を利用できる。