Google Workspace Studioで業務を自動化する方法

TL;DR

Google Workspace Studioでは、起動条件、処理ブロック、変数を組み合わせ、Gmail、Gemini、スプレッドシート、Google Chatを横断する業務フローをノーコードで構築できる。まずAIに構成案を作らせ、接続先や変数を調整してテストし、正常動作を確認してから有効化する。

Transcript

こんにちは、えです。今回はGoogle workスペaceスタジオ入門と題し まして12月の3日に発表された Googleの新ツールですね。ま、 元々フロースという名前でアルファ版は あったんですが、このGoogleace スタジオを使うとどんなことができてどう いう価値があるのか、具体的にどう使うの かってことをがっつりご紹介したいと思い ます。ちなみにどんなことができるかと いうと、具体的に見せすると、ま、この ようないわゆるワークフローと言われです ね、あるスタート地点から流れをどんどん 処理していき、いろんな処理ができるよと 。ま、こんなことをですね、簡単にする ことができまして、例えばこの場合ですね 、ジェンスパークから来たメールを チェックした上で、そのメールの内容を 分析してど... Read More

Key Insights

• Google Workspace Studioは、Google系サービスを横断する処理とGeminiによる内容理解を一つの流れにまとめる、ノーコードのAIエージェント開発基盤である。
• トリガーはワークフローの開始条件であり、指定時刻、特定メールの受信、Chatでのメンション、シート更新、Driveへのファイル追加などを設定できる。
• ブロックは処理を段階的に定義する単位であり、Geminiへの質問、Chat通知、スプレッドシートへの行追加などを順番に接続して業務フローを作る。
• 変数は前のステップで取得または生成した情報を後続処理へ渡す仕組みであり、メール本文、Geminiの回答、実行時刻などを通知や記録に再利用できる。
• AIによる自動生成は、実現したい処理を自然文で入力するとスターターとブロックの構成案を作るため、最初のワークフローを組み立てる出発点になる。
• 生成されたワークフローは、そのまま完成とは限らず、通知メッセージ、送信先、対象シート、列への割り当てなど、赤字で示される不足設定を補う必要がある。
• 定期情報収集の例は、ウェブ検索、Geminiによる日本語要約、Google Chatへの通知、スプレッドシートへの保存を毎日のスケジュールで連携している。
• メール集計の例は、送信元と件名で対象を絞り、Geminiで本文から数値を抽出し、受信日と抽出結果をスプレッドシートの最終行へ自動追加する。
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Questions & Answers

Q: Google Workspace Studioで業務を自動化する方法は？

起動条件となるトリガーを選び、必要な処理ブロックを順番に追加し、前段の出力を変数で後段へ渡します。通知先や対象シートなどを設定した後、テストランで各ステップの結果を確認し、問題がなければワークフローを有効化します。自然文で要望を入力し、AIに最初の構成案を作らせる方法もあります。

Q: Google Workspace Studioとは何ですか？

Google Workspace Studioは、Gmail、Google Chat、スプレッドシートなどを横断する処理にGeminiを組み込めるAIエージェント開発基盤です。単純な条件分岐や転記だけでなく、メールの要約、分類、必要項目の抽出といった生成AIによる処理を、決められた業務フローの中で実行できます。

Q: Google Workspace Studioのトリガーとは何ですか？

トリガーは、ワークフローを開始する条件です。指定した日時や繰り返しスケジュール、特定条件に合うメールの受信、Google Chatでのメッセージやメンション、シートの更新、Drive内のファイル追加や編集、カレンダー予定の前後などを起点として設定できます。

Q: Google Workspace Studioの変数はどう使いますか？

変数は、前のステップで得たデータを後続のステップへ渡すために使います。例えば、Geminiが作成した要約をGoogle Chatのメッセージへ挿入したり、メールから抽出したクリック数や表示回数をスプレッドシートの対応する列へ入力したりできます。固定文と変数を組み合わせた通知も作れます。

Q: AIにワークフローを作ってもらう方法は？

作成画面で、収集したい情報、実行頻度、整理方法、通知先、保存先を自然文で入力して作成を実行します。AIがスケジュールやGemini処理、Chat通知、シート保存などのブロック構成を提案します。その後、実行時刻、言語、対象シート、通知内容などを自分の用途に合わせて調整します。

Q: 最新情報を定期収集して通知する方法は？

スケジュールをスターターに設定し、Geminiへウェブ上の最新情報を検索して日本語で要約するよう指示します。次に、その回答を変数としてGoogle Chatの通知本文へ渡し、同じ内容と実行日をスプレッドシートへ追加します。テスト後に有効化すれば、指定した頻度で情報収集と記録を実行できます。

Q: 特定メールの数値をスプレッドシートへ記録する方法は？

メール受信をスターターにし、送信元や件名に含まれる語句で対象を絞ります。続いてGeminiの抽出処理にメール本文を渡し、クリック数、表示回数、初めて表示されたページ数など必要な項目を定義します。抽出結果と受信日を変数で対応する列へ割り当て、シートの最終行へ追加します。

Q: Google Workspace Studioを利用する前の確認事項は？

動画内の説明では、個人用GoogleアカウントではなくGoogle Workspaceの利用者であることに加え、組織の管理設定でアルファ版機能を有効にする必要があります。自分に管理権限がなければ、システム管理者などへ有効化を依頼します。利用可能になった後も、本番運用前にテストランで条件、抽出結果、通知先、保存先を確認します。

Summary & Key Takeaways

• Google Workspace Studioは、決められた業務の流れにGeminiの要約、分類、抽出などを組み込むAIエージェント開発基盤として紹介されている。メール、フォーム、ドキュメント、カレンダーなどを人が行き来していた作業を、起動条件と処理手順を持つ一連のワークフローとして構成できる。単純な転記だけでなく、生成AIによる内容理解を途中に挟める点が中心的な価値である。

• 基本構造は、処理を開始するトリガー、各サービスで処理を行うブロック、前段の出力を後段へ渡す変数の3要素である。作成方法は、実現したい流れを文章で入力してAIに構成案を作らせる方法と、スターターや各ブロックを自分で選ぶ方法がある。生成された構成でも、通知先、対象シート、実行時刻、各列へ渡す値などは確認し、不足項目を設定する必要がある。

• 実例では、毎日Gemini関連の最新情報をウェブから取得し、日本語で要約してGoogle Chatへ通知すると同時に、日付と内容をスプレッドシートへ保存している。別の例では、Search Consoleから届く特定メールを条件に起動し、本文からクリック数、表示回数、初めて表示されたページ数を抽出して表へ追記する。導入時は利用条件を確認し、テスト実行後に有効化する。