작은 회사는 어떻게 노션으로 표준 업무 시스템을 구축할까?

TL;DR

작은 회사의 노션 업무 시스템은 자주 바뀌는 방향에 대응할 유연성을 확보하면서, 반복 업무를 태스크와 체크리스트로 표준화하도록 설계해야 한다. 공여사들은 대기업에서 사용하던 태스크 기반 관리 방식에서 복잡성을 덜고 필수 요소만 남겼으며, 대표들의 실제 고민을 상담해 신뢰를 쌓는 방식으로 B2B 도입을 이끌었다.

Transcript

혼자 사무실에 있는데 누가 똑똑 두들기더라고요. 옆 사무실에서 왔다는 거예요. 자기네 시스템을 그 노션으로 만들고 싶다는 거예요. 찾아오시는 대표님들마다 아, 너네 쓰고 있는 그 노션 그대로 주세요. 자꾸 하는 거예요. 뭐야? 각인 맞춤으로 만들어지. 왜 자꾸 우리 걸 달래라고 봤더니 대기업의 타스크 기반 시스템 그것을 따라해서 만든이 시스템이 대부분의 회사에 통화도록 이미 설계가 되었던 거죠. 안녕하세요. 공년사들의 새로운 인터뷰 시리즈 백스테이지입니다. 저는 이번 백스테이지 인터뷰를 맡게 된 공려사들 BX라이터 [음악] 규자가입니다. 요즘 저희 팀은 일주일에 선호형씨 작은 회사 대표님들을 만나고 있는데요. 그런데 상... Read More

Key Insights

• 노션 시스템의 핵심 가치는 기능의 수가 아니라, 필수 업무를 빠뜨리지 않으면서 복잡한 관리 판단을 줄이는 표준 구조에 있다.
• 작은 회사는 사업 방향과 업무 방식이 자주 바뀌므로, 고정된 체계보다 필요에 따라 구조를 수정할 수 있는 노션의 유연성이 잘 맞는다.
• 공여사들의 표준 시스템은 대기업의 태스크 기반 관리 방식을 참고하되, 여러 회사에 적용되도록 불필요한 요소를 덜어내며 만들어졌다.
• 첫 B2B 고객은 인테리어 공정의 일정과 품질, 직원별 체크리스트를 하나의 시스템에서 관리하려고 직접 사무실을 찾아왔다.
• 여러 대표가 맞춤형 제작보다 이미 운영 중인 노션을 원했다는 사실은, 기존 구조가 일반적인 회사 업무에도 적용될 가능성을 보여줬다.
• 고가 B2B 서비스의 구매 전환은 기능 설명만으로 일어나지 않았고, 대표의 고민을 깊이 듣는 상담 과정에서 형성된 신뢰가 결정적이었다.
• 채용은 추상적인 인재상보다 먼저 함께 일하며 확인한 책임감과 효율화 능력, 서로 인력이 필요한 상황이 맞물릴 때 성사됐다.
• 위임과 팀 운영은 대표의 생산 부담을 나누고 새로운 관점을 제공했지만, 사람이 늘어날수록 관리와 검수라는 새로운 업무도 만들었다.
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Questions & Answers

Q: 작은 회사는 어떻게 노션으로 표준 업무 시스템을 구축할 수 있나요?

반복되는 업무를 태스크와 체크리스트로 정리하고, 일정과 담당자, 진행 상태를 한 구조 안에서 확인할 수 있게 만들어야 합니다. 공여사들은 대기업의 태스크 기반 관리 방식을 참고하되 복잡성을 줄이고 필수 요소만 남겼으며, 작은 회사의 잦은 방향 전환에 맞춰 수정할 수 있도록 노션의 유연성을 활용했습니다.

Q: 대표들이 맞춤 제작보다 공여사들의 기존 노션을 원한 이유는 무엇인가요?

기존 노션이 여러 회사에 공통으로 필요한 업무 구조를 이미 담고 있었기 때문입니다. 이슬기 대표가 대기업에서 다양한 관계자와 협업하며 익힌 태스크 기반 시스템을 바탕으로, 불필요한 항목은 빼고 누락되면 안 되는 요소는 남겼기 때문에 대표들은 별도 맞춤 설계보다 그 구조 자체를 원했습니다.

Q: 노션 기반 B2B 업무 시스템은 어떤 계기로 시작됐나요?

옆 사무실의 인테리어 업체 대표 두 명이 직접 찾아온 일이 계기였습니다. 그들은 도장, 철거, 목공 등 여러 공정의 일정 관리와 직원별 품질 편차를 해결하고, 체크리스트까지 한 시스템에서 운영하고 싶어 했습니다. 이 요청으로 맞춤 제작을 시작했고, 이후 표준화된 비즈노션 사업으로 발전했습니다.

Q: B2B 노션 시스템을 판매할 때 가장 중요한 전환 요인은 무엇인가요?

가장 중요한 전환 요인은 신뢰였다고 이슬기 대표는 설명합니다. 여러 기능을 보여주는 것만으로는 도입 결정이 빨라지지 않았지만, 대면과 전화, 채팅 상담에서 대표들의 관리 고민을 깊이 듣자 전환이 개선됐습니다. 대기업에서 체계와 시스템을 경험했다는 경력도 신뢰를 형성하는 요소로 작용했습니다.

Q: 작은 회사에 노션이 잘 맞는 이유는 무엇인가요?

작은 회사는 방향과 업무 방식이 자주 달라질 수 있어 구조를 유연하게 바꿀 수 있는 도구가 필요하기 때문입니다. 설명에 따르면 노션은 변화에 맞춰 업무 구조를 조정할 수 있으며, 태스크와 체크리스트, 일정 관리처럼 반복되는 일을 하나의 체계로 묶는 기반으로 활용할 수 있습니다.

Q: 엑셀 강의 경험은 노션 템플릿 설계에 어떻게 연결됐나요?

수많은 기능을 모두 가르치기보다 실제 문제 해결에 필요한 기능만 선별하는 기획 방식으로 연결됐습니다. 이슬기 대표는 회사에서 복잡한 보고 양식을 간소화하면서도 중요한 정보가 누락되지 않도록 균형을 맞췄고, 엑셀 강의에서도 꼭 필요한 기능을 추려 설명했습니다. 같은 원칙이 노션 템플릿에도 적용됐습니다.

Q: 노션 템플릿 사업은 어떻게 처음 만들어졌나요?

유튜브 라이브 방송에 나온 콘텐츠 기획용 노션을 본 구독자들이 그대로 판매해 달라고 요청하면서 시작됐습니다. 처음에는 판매할 만한 물건이라고 생각하지 않았지만 요청이 반복되자 2주 만에 기획해 출시했습니다. 이후 노션에 새로운 기능이 나올 때마다 템플릿을 업데이트하고 발전시켰습니다.

Q: 1인 기업이 팀으로 전환하게 된 이유는 무엇인가요?

혼자 모든 업무를 처리하는 방식으로는 쉬는 날 없이 계속 일해야 했기 때문입니다. 직원을 한 명 채용하자 생산량이 늘었고, 이어 판매를 담당할 마케터, 늘어난 고객 문의를 맡을 인력, 콘텐츠 제작과 검수를 나눌 인력이 필요해졌습니다. 업무 증가가 다음 채용 수요를 연쇄적으로 만든 셈입니다.

Q: 초기 채용에서 어떤 기준이 효과적이었나요?

실제로 함께 일해 보며 책임감과 업무 방식을 확인하는 기준이 효과적이었습니다. 마케터와 고객 경험 담당자, PD, BX 라이터는 각기 다른 경로로 먼저 협업하거나 일하는 모습을 보여줬습니다. 대표는 작은 업무에서도 스스로 효율화하거나 맡은 역할을 끝까지 챙기는 행동을 채용 판단의 근거로 삼았습니다.

Q: 외주와 프리랜서 협업이 반복해서 어려웠던 이유는 무엇인가요?

외부 인력이 회사의 상품과 브랜드 개념, 이미지, 내부 지식을 모르기 때문에 매번 처음부터 설명해야 했기 때문입니다. 일을 덜기 위해 외주를 맡겼지만 지식 전달에 드는 부담이 다시 대표에게 돌아왔고, 장기적으로 함께하는 사람이 아니면 같은 설명을 반복해야 했습니다. 이 경험은 내부 인력을 채용하는 배경이 됐습니다.

Summary & Key Takeaways

• 출발점은 손실 복구를 위한 부업이었다. 이슬기 대표는 2019년 말 전 재산 1억 원을 잃은 뒤 유튜브를 시작했고, 엑셀 콘텐츠가 성장하면서 2년 만에 손실을 복구했다. 이후 1인 기업의 과중한 업무를 해결하려고 직원을 차례로 채용하며 팀 운영으로 전환했다.

• 템플릿 사업은 고객의 직접적인 요구에서 탄생했다. 유튜브 라이브에 노출된 콘텐츠 관리용 노션을 구독자들이 판매해 달라고 요청하자 2주 만에 제품을 출시했다. 회사에서 복잡한 보고 양식을 간소화하면서도 핵심 정보의 누락을 막았던 경험이 템플릿 설계의 기반이 됐다.

• B2B 사업도 계획보다 현장의 요구로 시작됐다. 옆 사무실의 인테리어 업체가 공정 일정, 품질, 직원 체크리스트를 한 시스템에서 관리하고 싶다며 찾아왔고, 이후 여러 대표가 맞춤 제작보다 공여사들의 기존 시스템을 원했다. 필수 업무만 남긴 범용 구조와 상담에서 형성된 신뢰가 도입의 핵심이었다.