Workspace Studioで業務を自動化する方法

TL;DR

Google Workspace Studioでは、メールやフォーム、ドライブを起点にGeminiを組み込み、通知、返信案作成、議事録共有を自動化できる。テンプレートと変数を設定してフローを有効化すれば、専門的な操作なしでも日常業務を効率化できる。

Transcript

はい、こんにちは。ケトです。この チャンネルは生成に最新情報や活用事例を 紹介してます。是非チャンネル登録お願い いたします。そして今回のテーマは GoogleSpaceフローと言われる アプリを紹介していきたいと思います。え 、こちらのGoogle workスペaceフローはですね、 Googleのあらゆるアプリケーション とジェミ などを連携して、ある特定のアクションを トリガーとした自動化を登録しておくこと ができるAIエージェント作成サービスに なってます。これがですね、非常に便利 でしたので今回はですね、こちらを紹介し ていきたいと思います。ま、例えばなん ですけど、何ができるかと言いますと、 特定の人物からメールが来た場合のみ重要 なメールだよみたいな感じで通知して くださいって... Read More

Key Insights

• ・Google Workspace Studioは、Googleアプリのイベントを起点に、Geminiを含む複数の処理を順番に実行できるAIエージェント作成サービスである。
• ・重要メール通知は、送信者のメールアドレスや特定の語句を条件に設定し、Google Chatへ本文の説明と元メールへのリンクを送れる仕組みである。
• ・フローの作成は、開始条件と各アクションを設定し、保存後に「Try on」を押して有効化するだけで完了し、その後は自動的に処理される。
• ・実行状況は、マイエージェント内のアクティビティから確認でき、受信したメールや進行中の処理をリアルタイムで追跡できる。
• ・問い合わせ返信案のフローは、Googleフォームの回答をChatへ送り、カスタムGemで返信文を作成して、下書きを同じスペースへ投稿する構成である。
• ・カスタムGemは、返信の文体や長さなどをプロンプトで調整でき、スプレッドシート上の情報を基に返信文を作るよう指示する活用も示されている。
• ・返信案は自動送信せず、人が確認できる下書きとして提示する設計にすることで、Geminiが不適切な内容を返すことへの懸念に対応している。
• ・議事録共有フローは、Meetの議事録がドライブの指定フォルダーへ追加されたことを検知し、ファイルのリンクを記載したメールを関係者へ自動送信する。

Questions & Answers

Q: Google Workspace Studioとは何ですか？

Google Workspace Studioは、Googleの各種アプリとGeminiを連携し、特定の出来事をきっかけとして複数の処理を自動実行できるAIエージェント作成サービスです。メール受信、フォーム回答、ドライブへのファイル追加などを開始条件にし、通知、文章生成、メール送信などを組み合わせられます。

Q: 重要な人物から届いたメールだけを通知する方法は？

重要人物からのメール通知サンプルを開き、開始条件の送信者欄へ対象者のメールアドレスを入力します。必要なら特定の語句も検出条件に設定し、通知文とGoogle Chatの送信先を調整します。保存後にフローを有効化すると、該当メールの受信時に元メールへのリンクを含む通知が届きます。

Q: 作成したフローが動いているか確認する方法は？

Google Workspace Studioの左側にあるマイエージェントを開き、アクティビティを確認します。ここにはフローが起動した時間や、現在進行している処理、対象となったメールなどが表示されます。テストメールやフォーム回答を送った後、この画面を見ることで各ステップの実行状況を追跡できます。

Q: Google Workspace Studioを利用するための設定方法は？

動画内のWorkspaceアカウントでは、管理パネルの生成AIメニューからGemini for Workspace関連のアルファ版機能を有効にし、その後、概要欄に記載されたURLへアクセスしています。サービス自体がアルファ版として紹介されており、利用できるアカウントと利用できないアカウントがあるため、管理者側の許可も必要になります。

Q: Googleフォームの問い合わせから返信案を作る方法は？

Googleフォームへの回答を開始条件に設定し、氏名、会社名、メールアドレス、問い合わせ内容などを変数としてGoogle Chatへ投稿します。次に「Ask a Gem」で返信用のカスタムGemへ問い合わせ内容を渡し、生成された返信文を別のChat投稿アクションへ変数として挿入すると、下書きが自動提示されます。

Q: 問い合わせへの返信を完全自動送信しない理由は何ですか？

動画では、Geminiが意図しない内容を生成する可能性への懸念から、問い合わせへの返信をそのまま自動送信せず、人が確認できる下書きとしてGoogle Chatへ送っています。この構成なら文章作成の手間を減らしながら、送信前に内容を確認し、必要に応じて修正する運用ができます。

Q: カスタムGemで返信文を調整する方法は？

Web版Geminiで返信用のカスタムGemを作成し、その指示文に望ましい文体、長さ、回答方針などを記載します。Workspace Studioの「Ask a Gem」でそのGemを選び、フォームから取得した問い合わせ内容をプロンプトへ挿入します。動画では、短くシンプルにする指示によって簡潔な返信案が生成されています。

Q: Google Meetの議事録を自動共有する方法は？

Google Meetの録画後に議事録が保存されるドライブ内のフォルダーを監視対象に設定し、新しいファイルの追加を開始条件にします。動画データを除外したうえで、議事録ファイルへのリンクを含むメッセージを作り、共有相手のメールアドレスを送信先に指定すると、会議後の議事録共有メールが自動送信されます。

Summary & Key Takeaways

• Google Workspace Studioは、Googleの各種アプリとGeminiを連携させ、特定の出来事をきっかけに処理を自動実行するサービスである。紹介例では、指定した人物からメールが届くと内容を確認し、元メールへのリンクを含む重要通知をGoogle Chatへ送るフローを、用意されたサンプルから設定している。

• 問い合わせ対応の例では、Googleフォームへの回答をトリガーにし、氏名、会社名、メールアドレス、問い合わせ内容などを変数としてGoogle Chatへ通知する。さらに、Geminiで事前作成したカスタムGemに内容を渡して返信文の下書きを生成し、同じChatスペースへ投稿する流れを構築している。

• 議事録共有の例では、Google Meet終了後に議事録のGoogleドキュメントがドライブ内の指定フォルダーへ保存される仕組みを利用する。新規ファイルを検知すると、そのファイルへのリンクを含む短いメールを作成し、あらかじめ指定した相手へ自動送信することで、会議後の共有作業を省略している。