なぜ労基署の調査を受けるのか？違反例と対策

TL;DR

労基署の調査に備えるには、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿、有給休暇管理簿を整え、残業時間と賃金を正確に管理する必要がある。特に固定残業代の超過分や準備時間、退勤処理後の労働を未払いにしないことが重要である。

Transcript

最近固定残業性増えとるやろ。 あ、ありますね。 あれの管理がね、ず産な会社が多すぎんの。固定残業ってある一定時間を超えたらプラスアルファ残業台払わなかんのにこれを払ってない会社が多すぎる。 こんにちは。脱出税理士の菅です。 菅原さん はい。 税務調査に入られやすい会社ってあるじゃないですか。 はい。 労働基準監督書に入られやすい会社っていうのもあったりするんですか? うん。あります。 やっぱあるんですね。 ありますね。ねえ。老機ね。 はい。老機よく聞きますね。 ね。ま、ある意味税務所より厄介な部分もあれば税務所より楽勝な部分もあったり、ま、優しい老も厳しい老もありますね。 あ、そうなんですか。 はい。これね、ま、実は僕もね、経験あるんすよ。 え、 経験あるんすよ。 老キ。 老キ。 僕ね、僕の... Read More

Key Insights

• ・労基署の調査は、定期監督、申告監督、災害時監督の3種類に大別され、実施の契機や事前連絡の有無、確認される問題がそれぞれ異なるものである。
• ・申告監督は、現役または退職した従業員からの情報提供を契機として突然行われることが多く、労基署が未払いなどの具体的情報を得ている可能性が高い。
• ・未払い賃金は、令和5年に約2万1000件、対象者約18万人、是正額100億円以上と紹介されており、把握されていない違反も多いと考えられている。
• ・残業代は、15分や30分単位で端数を切り捨てるのではなく、1分単位で計算する必要があり、会社の指示による着替えや業務準備の時間も労働に含まれる。
• ・固定残業代は、実際の残業が少なくても定額を支払い、設定された時間を超えた場合には超過分を追加で支払う制度であり、定額だけで完結するものではない。
• ・法定帳簿や関連書類は、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、有給休暇管理簿に加え、就業規則、労働条件通知書、36協定などを提示できる状態にする必要がある。
• ・健康管理は、従業員に年1回の健康診断を受けさせ、異常が示された場合には再検査を促すところまで会社が管理する義務として説明されている。
• ・是正勧告は、指摘事項を改善して是正報告書を提出する対応が必要であり、感情的に指導を拒むと、最悪の場合は企業名公表につながる可能性がある。

Questions & Answers

Q: 労基署の調査にはどのような種類がありますか？

労基署の調査は主に3種類である。定期監督はローテーションなどにより事前連絡を伴って行われ、申告監督は従業員からの申告などを端緒として突然行われることがある。災害時監督は労災や事故が起きた際に、現場管理や事故防止の仕組みを確認する調査である。

Q: なぜ労基署が会社へ突然調査に来るのですか？

突然の調査は申告監督である可能性があり、現役従業員や退職者から、残業代が支払われていないなどの情報が寄せられたことが契機になり得る。労基署は申告者の名前を会社へ明かさないものの、勤怠記録や社員への聞き取りを通じて実態を確認する。

Q: 労基署の調査に備えて用意する書類は何ですか？

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、年次有給休暇管理簿を整備し、必要に応じて就業規則、労働条件通知書、36協定、健康診断結果も提示できるようにする。給与明細の控えだけでは賃金台帳の代わりにならないため、給与計算の基礎となる帳簿を別途管理する必要がある。

Q: 固定残業代を導入する際の注意点は何ですか？

固定残業代は、残業が設定時間以内でも決められた金額を支払い、設定時間を超えた場合は超過分を追加で支払う必要がある。営業手当などに混在させて内訳を曖昧にしたり、固定額にすべての残業代が含まれると誤解したりすると、未払いにつながる。

Q: 残業時間と残業代はどのように管理すればよいですか？

残業時間は1分単位で把握し、タイムカードや勤怠アプリなどの記録に基づいて残業代を計算する。会社の指示による着替えや仕事の準備も労働時間に含まれ、退勤処理後に仕事をさせるサービス残業も避けなければならない。事前申告制を使う場合も、実際の労働時間を正確に管理することが重要である。

Q: 外回り営業の労働時間を管理する方法は？

外回り営業は直行直帰などにより労働時間が曖昧になりやすいため、車両のエンジンをかけた時刻と切った時刻を記録するテレマティクスやGPS、勤怠システムなどを利用する方法が紹介されている。移動や業務終了の実態を記録し、残業時間を説明できる状態にすることが必要である。

Q: 就業規則はいつ作成し、どの程度更新すべきですか？

従業員が10人以上いる会社は、就業規則を作成して労基署へ届け出る必要がある。10人未満では届け出が不要でも、規則を作成せずに放置したり、古い内容を使い続けたりすると現在の法律と合わなくなる可能性があるため、年に1度程度は内容を確認し、更新することが勧められている。

Q: 労基署から是正勧告を受けた場合の対応方法は？

残業代や勤怠管理などに問題が見つかった場合は、是正勧告で示された事項を確認し、今後どのように改善するかを記載した是正報告書を提出する。会社側に言い分があっても指導を感情的に拒まず、法律に沿って改善を進めることが重要であり、対応後に実施状況を確認されることもある。

Summary & Key Takeaways

• 労働基準監督署の調査は、定期的に会社を確認する定期監督、従業員などからの申告を端緒とする申告監督、事故発生時に現場管理や再発防止体制を確認する災害時監督に大別される。特に申告監督は予告なく行われることがあり、残業代の未払いや勤怠管理の不備など、具体的な問題を把握している可能性が高い。

• 調査では、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、年次有給休暇管理簿をはじめ、就業規則、労働条件通知書、36協定、健康診断結果などが確認される。従業員10人以上の会社は就業規則の届け出が必要であり、作成済みでも法改正に合わない古い内容を放置せず、定期的に更新することが重要である。

• 重点的に確認されるのは、賃金と時間外労働の管理である。残業代は1分単位で計算し、固定残業代を採用していても設定時間を超えた分は追加で支払う必要がある。是正勧告を受けた場合は、改善内容を記載した是正報告書を提出し、指導に沿って管理方法を改めることが会社名公表などの深刻な事態を避ける対応となる。