Excel業務をCopilotとChatGPTで効率化する方法

TL;DR

Copilotに日本語で指示すると、氏名分割、条件付き書式、グラフ作成、複数シートの結合を自動化できる。毎回異なる単発作業にはCopilot、毎週・毎月繰り返す定型作業にはChatGPTで生成したVBAマクロを使い分けると効率的である。

Transcript

はい、こんにちは。京トです。この チャンネルは生成AIの最新情報や活用 事例を紹介してます。是非チャンネル登録 などお願いいたします。皆さん、毎日の Excel作業大変ですよね。データを まとめたり、資料を作ったり、毎日同じ 作業の繰り返し。気づいたらExelの 作業だけで1日が終わってるなんて あるあるだと思います。では、もしそんな Exel関連の業務の時間を大幅に減らす ことができたらどうでしょうか?今日の 動画を最後まで見ていただければそんな 単純作業から解放されます。今まで多くの 方がExelの複雑な数式を覚えたり、 VBAマクロを勉強したり、バラバラの シートのデータをまとめるのにすごく時間 をかけています。でもそれはAIが出てき たのでもう過去の話です。AIが Excelの作業を... Read More

Key Insights

• Copilotは、Excel上で日本語の指示を受け取り、数式作成、書式設定、グラフ化、データ分析などの単発作業を支援するAIである。
• アプリスキルは、Excelの右上にあるCopilotメニューから選択でき、自動保存を有効にしてファイルを保存すると利用可能になる機能である。
• 氏名分割は、「A列の氏名を姓と名前に分割したい」と指示し、提示された結果の列を挿入するだけで、関数を含む新しい列を作成できる。
• 条件付き書式は、利益率20％未満を赤色かつ太字にするなど、対象条件と見た目を自然な日本語で指定し、提案された設定を適用できる。
• Copilotの修正指示は、以前の条件付き書式を自動削除しない場合があるため、ルール管理画面で重複した設定を確認して削除する必要がある。
• グラフ作成は、カテゴリー別売上などの集計内容を指示すると、Copilotが集計表とグラフを生成し、新しいシートへ追加できる機能である。
• 複数シートの結合は、商品IDや顧客IDをキーとして追加元と追加項目を明示すれば、商品名や顧客名を販売データへ挿入できる。
• VBAマクロは、毎週・毎月繰り返す手順をボタン操作で処理する用途に向き、ChatGPTへデータ構造と手順を渡してコードを生成できる。

Questions & Answers

Q: ExcelでCopilotを使い始める方法は？

Excel右上のCopilotアイコンにあるメニューから「アプリスキル」を選択し、右側のパネルへ日本語で指示を入力する。自動保存がオフという案内が表示された場合は、自動保存を有効にしてファイルを一度保存すると、アプリスキルを使ってシートを操作できる。

Q: Copilotで氏名を姓と名前に分割する方法は？

氏名が入った列を示して、「A列の氏名を姓と名前に分割したい」のようにCopilotへ指示する。Copilotが分割結果と関数を含む表を提示するので、「列を挿入」を選ぶと、姓と名前が分かれた新しい列をシートへ追加できる。

Q: 利益率の低い商品をExcelで目立たせる方法は？

Copilotへ「利益率が20％未満のセルの色を赤にして太字にしてください」のように、条件と書式を具体的に伝える。提案された条件付き書式を適用すれば対象を強調できるが、行全体ではなくG列だけにしたい場合は対象列も明示し、既存ルールの重複を確認する。

Q: Copilotの条件付き書式が意図どおりにならないのはなぜですか？

追加の修正指示によって新しい条件付き書式が作成されても、直前のルールが削除されずに残る場合があるためである。条件付き書式のルール管理を開き、適用範囲を確認したうえで、不要になった古いルールを削除すると意図した表示に整えられる。

Q: 売上データからグラフを自動作成する方法は？

売上データがあるシートでCopilotのアプリスキルを開き、「カテゴリー別の売上データをグラフにして」と入力する。Copilotがデータを分析して集計結果とグラフを提示するので、「新しいシートに追加」を選ぶと、集計表とグラフをまとめて作成できる。

Q: 複数のExcelシートを結合する方法は？

追加先、参照するマスター、取得したい列、照合キーをCopilotへ明示する。例えば、商品IDをキーに商品マスターから商品名を販売データへ追加し、続けて顧客IDをキーに顧客マスターから顧客名を追加すると、分散した情報を一つの表へ統合できる。

Q: CopilotとVBAマクロはどう使い分けますか？

Copilotは、その都度指示を出して数式作成やグラフ化などの単発作業を効率化する用途に適している。VBAマクロは、毎週や毎月のように手順が決まった繰り返し作業をボタン一つで実行する用途に向くため、作業頻度と手順の固定度で使い分ける。

Q: ChatGPTでExcelのVBAマクロを作る方法は？

ChatGPTへExcel VBA開発者としての役割を与え、シートのデータ構造と実行したい手順を具体的に伝える。必要に応じて元のExcelファイルも渡し、生成されたコードをVBAエディターの標準モジュールへ貼り付けて実行する。エラーが出たら、その内容を渡して修正を依頼する。

Summary & Key Takeaways

• ExcelのCopilotは、右上のアイコンからアプリスキルを開き、日本語で依頼するだけで利用できる。氏名を姓と名に分ける数式の生成や、利益率20％未満のセルを赤くする条件付き書式など、従来は関数や設定方法の知識が必要だった作業を対話形式で進められる。自動保存が無効な場合は、有効化してファイルを保存する必要がある。

• 売上データに対して「カテゴリー別の売上データをグラフにして」と指示すると、Copilotが集計結果とグラフを新しいシートへ追加する。さらに、商品IDや顧客IDをキーとして商品マスターや顧客マスターを販売データへ結合できるため、VLOOKUPなどを手入力せず、複数シートに分散した情報を一つの表へまとめられる。

• 単発の操作にはCopilot、毎週・毎月行う定型処理にはVBAマクロが適している。ChatGPTへ役割、データ構造、処理手順を伝え、必要に応じてExcelファイルも渡すとコードを生成できる。生成コードはVBAエディターの標準モジュールへ貼り付けて実行し、エラーが出た場合はエラー内容をChatGPTへ渡して修正を依頼する。