AIでExcelを自社形式に整形する方法

TL;DR

正解となる自社Excelテンプレートと変換ルールをAIのプロジェクトに登録し、形式の異なる受領ファイルをアップロードすれば、列構成を合わせたファイルを生成できる。出力後は見出しや空欄を確認し、誤りがあればプロンプトを修正して再実行する。

Transcript

はい、こんにちは。ケトです。この チャンネルは生成最新情報や活用事例を 紹介してます。是非チャンネル登録などお 願いいたします。もらったデータを自分の Exelフォーマットに変更する。これ 地味にだるいんですよ。お客様からもらっ たExcelデータが自分のフォーマット と違う。自分で直すのはめんどくさい。 そんな時に役立つAI活用を紹介。流れは こんな感じです。この流れを今回はより 詳しくこの動画で紹介していきたいと思い ます。このチャンネルではこんな感じの AI活用やAIの最新情報を発信してます 。まだチャンネル登録やお済みでないって 方は是非チャンネル登録お願いいたします 。あと通知ボタンの方もお願いいたします 。それでは本題に入っていきましょう。 はい、ではここからですね、具体的な流れ... Read More

Key Insights

• 自社Excelテンプレートは、AIが変換先の列名、順序、構造を判断するための正解例である。文章による指示だけでなく実ファイルも登録すると、求める完成形を具体的に示せる。
• 正規化プロンプトは、ユーザーが渡したExcelを登録済みテンプレートと同じ構成へ変換するよう指示するものである。作成作業そのものも、目的を説明してAIへ依頼できる。
• プロジェクト機能は、変換ルールと完成形のExcelを事前に保持し、異なる受領ファイルへ繰り返し適用するための作業環境である。毎回同じ説明を入力する手間を減らせる。
• Claudeでの準備は、新規プロジェクトを作成し、手順欄へプロンプトを貼り、ファイル欄へ正解のExcelと正規化ルールを記したテキストを追加する流れである。
• ChatGPTでの準備は、カスタムGPTの指示欄と知識用ファイルを使う方法、またはプロジェクトへExcelとプロンプトのテキストを追加する方法が紹介されている。
• プログラムで実行する正規化ルールは、AIの曖昧な判断だけに任せず、決められた処理として変換させるための仕組みである。話者は、これによりミスを抑えやすいと述べている。
• 欠損項目の処理は、元データに取引先などの値が存在しない場合、対応するセルを空欄にする形で行われる。存在しない情報を補わず、テンプレートの構造だけをそろえる。
• 生成結果の検証は必須であり、動画の試行でも日付欄が「取引」になる見出しの誤りが確認された。正しいテンプレートと比較し、問題箇所をプロンプトへ反映して再調整する。

Questions & Answers

Q: AIでExcelを自社フォーマットに整形する方法は？

変換先の自社Excelを正解テンプレートとして用意し、正規化の指示書とともにチャットAIのプロジェクトへ登録します。その後、形式の異なる受領Excelをチャットへ添付して送信し、生成されたファイルをダウンロードします。最後に列名、順序、空欄、各項目の対応を正解テンプレートと比較し、誤りがあればプロンプトを修正して再実行します。

Q: Excel整形用のプロンプトを作る方法は？

実現したい処理を簡潔に説明し、その処理を行うプロンプトの作成をAIへ依頼します。動画では、登録済みExcelの構造を完成形とし、ユーザーがアップロードしたExcelを同じ形式へ正規化するためのプロンプトを作るよう指示しています。さらに正解テンプレートも添付すれば、AIが具体的なデータ構造を確認したうえで指示書を作成できます。

Q: ClaudeでExcel正規化プロジェクトを作る方法は？

Claudeで新規プロジェクトを作成し、Excel正規化など目的が分かる名前を付けます。プロジェクトの手順欄には作成したプロンプトを貼り、ファイル欄には正解となる自社Excelと、正規化ルールを記したスキルのテキストファイルを登録します。準備後、変換対象のExcelを中央のチャットへ添付して送信すると、整形済みファイルをダウンロードできます。

Q: ChatGPTでExcel整形の設定をする方法は？

カスタムGPTを利用する場合は、指示欄へ正規化プロンプトを入力し、知識のファイルアップロード欄へ自社Excelテンプレートを追加します。動画では、カスタムGPTの作成は有料版向けの可能性があるとも説明されています。別の方法として、新規プロジェクトへテンプレートExcelを追加し、プロンプトを入れたテキストファイルも登録する手順が紹介されています。

Q: Excelの正解テンプレートをAIに渡す理由は何ですか？

正解テンプレートを渡す理由は、変換後に必要な列名、列順、項目構成を実物で示すためです。文章だけで完成形を説明するより、AIがExcelの構造を直接確認できるため、受領データの各項目をどこへ配置すべきか判断しやすくなります。プロンプトを作らせる段階でもテンプレートを添付し、構造を踏まえた指示書を生成させる方法が紹介されています。

Q: 元データにない項目はExcel整形時にどう処理しますか？

元データに値が存在しない項目は、対応する列を空欄にしてテンプレートの構造だけを維持します。動画の例では、取引先情報がない行について、変換後の取引先欄が空になっていました。AIに推測で情報を補わせるのではなく、元ファイルに含まれる情報を所定の列へ移し、存在しない値は空欄として扱う形です。

Q: AIで整形したExcelはどのように確認しますか？

生成されたExcelを開き、正解となる自社テンプレートと並べて、列名、列順、データの割り当て、空欄の扱いを比較します。動画の試行では、勘定科目、借方金額、貸方金額、摘要、取引先などは合っていましたが、日付に相当する見出しが「取引」になっていました。このような差異を見つけたら、出力時の注意点をプロンプトへ追加して再テストします。

Q: AIによるExcel整形の誤りを減らす方法は？

完成形のExcel、詳細なプロンプト、正規化ルールをセットで登録し、曖昧な判断だけに任せないことが重要です。動画では、処理ルールをプログラムとして実行させる形にすると、AIが感覚的に構造を統合する場合よりミスを抑えやすいと話者が述べています。ただし完全な正確性は実演から保証されておらず、実際に見出しの誤りもあったため、出力確認と修正は必要です。

Summary & Key Takeaways

• 最初に、変換先となる自社用Excelテンプレートを正解例として用意する。動画の例では、会計ソフトから出力したような受領データを、日付、勘定科目、借方金額、貸方金額、摘要、取引先などを持つ自社形式へ変換している。元データと完成形は内容が似ていても列構成が異なるため、従来のコピーと貼り付けに代えて、AIにファイル構造を読み取らせて正規化する。値が存在しない取引先欄などは空欄として扱う。

• 次に、継続して同じ変換を行えるよう、チャットAIのプロジェクト機能などへ指示書とテンプレートを登録する。Claudeでは新規プロジェクトの手順欄へプロンプトを貼り、ファイル欄へ正解となるExcelと正規化ルールを記したテキストを追加する。ChatGPTではカスタムGPTの指示と知識を使う方法が紹介され、無料版ではプロジェクトへExcelとプロンプト入りテキストを置く方法が示されている。

• プロンプトは手作業で一から書かず、目的と正解テンプレートをAIに渡して作成させる。準備後は形式の異なるExcelをチャットへ添付して送信し、生成されたファイルをダウンロードして元のテンプレートと比較する。動画の試行では大半の列構成が一致した一方、日付欄が「取引」になった箇所もあった。したがって、生成結果は必ず確認し、見出しや出力方法に問題があれば指示を少しずつ調整する必要がある。