엑셀과 코파일럿으로 여러 파일을 폴더별로 어떻게 정리할까?

TL;DR

엑셀 파워쿼리로 대상 폴더의 파일명과 경로를 불러온 뒤, 코파일럿으로 분류 폴더와 파일별 구분을 만들고 CMD 이동 명령문을 실행하면 여러 파일을 한꺼번에 정리할 수 있습니다. 엑셀 2016 이후 버전이 필요하며, 실행 전 폴더 이름과 분류 결과가 실제 파일에 맞는지 확인해야 합니다.

Transcript

여러분 안녕하세요 오빠두 저 오늘은 회사에서 파일을 관리할 때 혹시라도 이런 식으로 여러 개의 파일이 정리가 안 되어 있어서 난감하신가요 누구나 1본 안에 이렇게 파일들을 깔끔하게 정리할 수 있는 꿀팁을 준비했습니다 어 파일이 아무리 많더라도 코 파일럿을 사용해서 정말 쉽게 정리할 수 있는데요 그럼 빠르게 [박수] 알아보겠습니다 [음악] 어 먼저 오늘 알아보는 내용은 파워쿼리를 지원하는 엑셀 2016 이후 버전에서만 실습 가능한 점을 참가 주시기 부탁드리겠습니다 먼저 이렇게 정리가 되어 있지 않은이 폴더에서 파일 목록을 셀로 불러와 보겠습니다 그래서 엑셀을 실행하신 다음에 데이터 탭블 클릭하시고 왼쪽에 있는 데이터 가져... Read More

Key Insights

• 엑셀 2016 이후 버전의 파워쿼리를 사용하면 지정한 폴더에 들어 있는 파일명과 폴더 경로를 표로 불러올 수 있습니다.
• 파워쿼리에서 Name과 Folder Path 열만 남기고 인덱스 열을 추가하면 코파일럿에 전달할 파일 목록을 단순하게 구성할 수 있습니다.
• 로드 후 표가 나타나지 않으면 쿼리 및 연결 창에서 다음으로 로드를 선택하고, 표와 새 워크시트를 지정하면 됩니다.
• 원본 폴더의 파일명을 변경한 뒤 엑셀 표를 새로 고치면 변경된 이름이 파일 목록에 다시 반영되는 것을 확인할 수 있습니다.
• 코파일럿에는 파일 목록과 분류 기준, 필요한 폴더 개수를 제공해 CMD에서 실행할 md 폴더명 명령문을 만들게 할 수 있습니다.
• 엑셀 범위를 코파일럿에 붙일 때 Ctrl+Shift+V를 사용하면 함께 복사되는 이미지를 제외하고 텍스트 값만 전달할 수 있습니다.
• 코파일럿이 파일별 대상 폴더를 순번과 구분으로 작성하면 그 결과를 원래 엑셀 표 옆에 붙여 파일 목록과 연결할 수 있습니다.
• Folder Path와 Name, 구분을 결합한 move 명령문을 CMD에서 실행하면 각 파일을 지정된 분류 폴더로 한꺼번에 옮길 수 있습니다.
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Questions & Answers

Q: 엑셀로 폴더 안의 파일 목록을 어떻게 불러오나요?

엑셀의 데이터 탭에서 데이터 가져오기, 파일에서, 폴더에서를 차례로 클릭한 뒤 정리할 폴더를 선택하면 됩니다. 파일 목록이 표시되면 데이터 변환을 눌러 파워쿼리 편집기를 열고, 필요한 열을 정리한 다음 닫기 및 로드로 워크시트에 표를 출력합니다.

Q: 이 파일 정리 방법에는 어떤 엑셀 버전이 필요한가요?

파워쿼리를 지원하는 엑셀 2016 이후 버전이 필요합니다. 설명된 절차는 데이터 탭에서 폴더 데이터를 가져오고 파워쿼리 편집기에서 열을 선택하는 방식이므로, 해당 기능을 사용할 수 있는 버전에서 실습해야 합니다.

Q: 파워쿼리에서 어떤 열만 남겨야 하나요?

파일 이름이 담긴 Name 열과 파일 위치가 담긴 Folder Path 열만 남기면 됩니다. Ctrl 키를 누른 상태에서 두 열을 함께 선택하고 우클릭한 뒤 다른 열 제거를 선택합니다. 이후 인덱스 열을 추가하고 왼쪽으로 옮기면 파일 분류에 사용할 기본 목록이 완성됩니다.

Q: 파워쿼리 결과가 엑셀 표로 나오지 않으면 어떻게 하나요?

오른쪽의 쿼리 및 연결 창에서 해당 쿼리를 우클릭하고 다음으로 로드를 선택하면 됩니다. 이어서 표 형태와 새 워크시트를 선택하고 확인을 누르면, 폴더에서 불러온 파일 목록을 워크시트의 표 형태로 출력할 수 있습니다.

Q: 원본 폴더의 파일명이 바뀌면 엑셀 목록도 자동으로 바뀌나요?

엑셀 표를 새로 고치면 변경된 파일명을 다시 불러올 수 있습니다. 원본 폴더에서 파일 이름을 수정한 다음 엑셀로 돌아와 표를 우클릭하고 새로 고침을 선택하면, 파워쿼리가 폴더를 다시 조회해 변경된 이름을 표에 반영합니다.

Q: 코파일럿으로 분류용 폴더를 어떻게 한꺼번에 만드나요?

인덱스와 파일명 목록을 코파일럿에 붙여 넣고 분류 기준과 만들 폴더 개수를 지정한 뒤, md 폴더이름 형식의 명령문만 표로 작성하도록 요청합니다. 생성된 명령문을 복사해 대상 폴더 경로에서 실행한 CMD에 붙여 넣으면 여러 분류 폴더가 만들어집니다.

Q: 엑셀 표를 코파일럿에 이미지 없이 붙여 넣는 방법은 무엇인가요?

복사한 엑셀 범위를 코파일럿 입력창에 붙여 넣을 때 Ctrl+Shift+V를 동시에 누르면 값만 전달할 수 있습니다. 일반 붙여넣기를 사용해 이미지가 함께 추가된 경우에는 입력창에 표시된 이미지의 X 버튼을 눌러 이미지를 삭제한 뒤 진행할 수 있습니다.

Q: 코파일럿으로 각 파일의 대상 폴더를 어떻게 지정하나요?

파일의 인덱스와 이름을 코파일럿에 전달하고, 실제로 생성했거나 사용할 폴더 목록을 제시한 뒤 각 파일을 해당 폴더로 구분하도록 요청합니다. 결과는 순번과 구분으로 구성된 표로 받아 엑셀의 원본 파일 목록 오른쪽에 붙여 넣으면 됩니다.

Q: 엑셀에서 파일 이동용 CMD 명령문을 어떻게 만드나요?

Folder Path와 Name을 결합해 원본 파일의 전체 경로를 만들고, 같은 Folder Path에 구분 필드의 폴더명을 결합해 목적지를 지정합니다. 설명에 제시된 move 수식을 표에 입력하면 각 행에 이동 명령문이 생성되며, 이를 모두 복사해 CMD에서 실행할 수 있습니다.

Q: 코파일럿이 제안한 분류 폴더를 반드시 사용해야 하나요?

코파일럿의 폴더 제안은 필수 단계가 아닙니다. 이미 사용할 분류 체계가 정해져 있다면 마케팅이나 인사 관리처럼 필요한 폴더를 직접 만들고 진행할 수 있습니다. 이후 코파일럿에 파일을 배정할 때는 프롬프트의 폴더 목록을 실제 이름으로 바꿔야 합니다.

Summary & Key Takeaways

• 먼저 엑셀의 데이터 탭에서 데이터 가져오기, 파일에서, 폴더에서를 차례로 선택해 정리할 폴더를 지정합니다. 파워쿼리 편집기에서는 Name과 Folder Path만 남기고 인덱스 열을 추가한 뒤, 닫기 및 로드로 파일 목록을 새 워크시트의 표에 출력합니다.

• 다음으로 인덱스와 파일명 목록을 코파일럿에 텍스트로 전달하고, 업무 분야별이나 부서별 같은 기준과 폴더 개수를 지정합니다. 코파일럿이 만든 md 명령문을 대상 폴더에서 실행한 CMD에 붙여 넣으면 분류용 폴더를 한 번에 생성할 수 있습니다.

• 마지막으로 코파일럿에게 각 파일의 대상 폴더를 순번과 구분 형태로 배정하게 하고 결과를 엑셀 표에 붙여 넣습니다. Folder Path, Name, 구분 필드를 결합한 move 명령문을 수식으로 만든 뒤 CMD에서 실행하면 파일이 지정된 폴더로 이동합니다.